Opvolging van de afstemming en het verschil

Het verschil van een afstemming weergeven

Op het afstemmingsoverzicht

U bevindt zich in het tabblad Boekhouding > Bankafstemming, op het uittreksel van een bepaalde periode.

Als u het aanvinken van dit uittreksel net hebt afgerond en er nog een verschil overblijft, dan wordt dat weergegeven in de interface van het afstemmingsoverzicht.

Klik op ”Meer weten over het verschil” om de uitleg weer te geven.

Dat verschil is het verschil tussen:

• het banksaldo: het eindesaldo van de maand dat is ingevuld bij de instellingen van het uittreksel;
• het boekhoudkundige saldo, verkregen door de aangevinkte boekingen op te tellen bij het beginsaldo van de periode.

Verschillen kunnen door meerdere elementen ontstaan. We bekijken hieronder hoe u de mogelijke oorzaken opspoort.

In het voorbeeld staat er 423,00 € meer in de boekhouding dan op de bank, misschien omdat een uitgave van 423,00 € niet werd aangevinkt. Dat is wat u zult moeten uitzoeken.

De oorzaak van het verschil opsporen

Eerste gebruikelijke controles

Wanneer er een verschil wordt vastgesteld, gaat u eerst na:

• Of het verschil aan de boekhoudkundige of de bancaire kant zit.
• Wat het eerste afstemmingsoverzicht is waarop een verschil voorkomt.

Mogelijke fouten aan de kant van de bank

• Het saldo van het bankuittreksel (ingesteld bij het aanmaken van het uittreksel in het tabblad “Bankafstemming”) is
  onjuist. Oplossing: controleer de saldi van de vorige uittreksels één per één, vertrekkend van het huidige uittreksel.

• Het bankuittreksel bevat een anomalie (bv. een dubbele betaling). Oplossing: registreer dit voorval in de boekhouding en zet daarna de situatie recht bij uw bank en in de boekhouding.
• De banksaldi die u in uw beginbalans hebt ingevoerd, zijn onjuist. Oplossing: corrigeer ze als het uw eerste boekjaar in Poplico is. Zo niet, boek dan een regularisatie. Om te weten hoe u uw beginbalans corrigeert, klik hier.

Fouten in verband met chequeafgiftes en cashstortingen

Betalingen die zijn ontvangen maar in de boekhouding niet op de bank zijn gestort, zijn een veelvoorkomende bron van fouten, of het nu gaat om betalingen:

• Per cheque, waarvoor geen chequeafgifte werd gedaan.
• In cash, waarvoor geen cashstorting werd gedaan.

Concreet: het geld is op uw bankrekening aangekomen (en staat dus op uw uittreksel), maar zit niet in uw boekhouding.

Omdat in de afstemming enkel de boekingen worden weergegeven die een rekening 512 (de bankrekening) beïnvloeden, worden deze betalingen bij gebrek aan een afgifte/storting niet vermeld en kunnen ze dus niet worden afgestemd, waardoor er een mogelijk verschil ontstaat.

Omdat in de afstemming enkel de boekingen worden weergegeven die een rekening 512 (Bank) beïnvloeden, worden deze betalingen niet vermeld en kunnen ze dus niet worden aangevinkt, waardoor er een mogelijk verschil ontstaat.

Om de niet-geregistreerde betalingen te controleren, geeft u het saldo van de betrokken categorie (511200, 531001, 531002, enz.) weer in het Grootboek op de datum van de afstemming.

Als de boekhoudcategorie een positief saldo vertoont (debetsaldo voor een rekening van klasse 5), werd er geen cashstorting of chequeafgifte uitgevoerd. Doe dat en kom daarna terug naar uw bankafstemming.

U kunt ook naar uw Dashboard gaan om te zien of er nog cheques te storten zijn en zo ja, hoeveel.

Verschillen door tijdsverschuivingen

Sommige betalingen kunnen wat tijd nodig hebben om op de bank aan te komen. Uw boeking is dus geregistreerd, maar de bankverrichting is nog niet effectief (bankverwerkingstermijnen, cheque niet geïnd door de begunstigde, enz.) of hoort bij het volgende uittreksel.

De niet-aangevinkte boekingen van het huidige uittreksel worden overgedragen naar de volgende uittreksels. U kunt ze daar dus aanvinken zodra het moment gekomen is. Indien nodig kunt u ook de datum wijzigen van de boeking, zodat ze in dezelfde maand valt als uw bankuittreksel.

Het geval van ontbrekende boekingen

U hebt alle bankverrichtingen en boekingen nagekeken en stelt vast dat er een boeking ontbreekt. Verschillende situaties zijn mogelijk:

• De boeking bestaat niet in de software (u kunt dat onder andere nagaan via de module Zoeken). Oplossing: maak de betrokken boeking aan. Voor meer info, klik hier;
• De boeking bestaat, maar bevat een invoerfout (bedrag of betaalwijze, bankrekening, enz.). Oplossing: zoek de boeking op en corrigeer ze;
• De boeking werd al afgestemd op een vorig uittreksel. Oplossing: ga terug naar het betrokken uittreksel en corrigeer het;
• De boeking bestaat maar wordt niet weergegeven in de kolom boekhouding van de afstemming.
  Meerdere oorzaken zijn mogelijk:
  • U staat niet op de juiste bankrekening. Oplossing: ga terug naar het tabblad “Bankafstemming” en
    selecteer de juiste bankrekening;
  • De boeking is aangemaakt met een datum na het uittreksel. Bijvoorbeeld: de boeking is gedateerd op 11/04, maar uw uittreksel loopt van 1 tot 31/03. Oplossing: corrigeer de datum van de boeking, of wacht op het volgende bankuittreksel;
  • Ze is aan geen enkele bankrekening gekoppeld (omdat er geen betaling is geregistreerd, ze via de kas is verlopen en niet op de bank is gestort, de boeking in de toekomst ligt, enz.). Oplossing: wijzig de boeking, ze zal dan in het uittreksel verschijnen.

Specifieke gevallen beheren

Het geval van geweigerde cheques

Als u een cheque als geweigerd aanduidt, wordt de chequeafgifte daardoor niet ongeldig.

Stel dat u 10 cheques hebt afgegeven voor een totaal van 1000 €. Drie ervan, elk 100 €, worden geweigerd. U duidt dat aan op uw platform: uw chequeafgifte wordt daardoor niet ongeldig.

Maar wat doet u dan bij de bankafstemming? Het antwoord hangt af van de manier waarop uw bank dit weergeeft:

• Geval 1 (meest voorkomend): de bank toont één lijn voor de afgifte van 1000 € + één lijn per geweigerde cheque (3 x 100 €). U moet dan afstemmen:
  • de 1000 € die geïnd zijn, tegenover de chequeafgifte;
  • en daarna de 3 lijnen van de 3 geweigerde cheques, tegenover de automatische boeking van elke geweigerde cheque.
• Geval 2 (zeldzamer): de bank toont de 700 € in één keer (1000 € geïnd - 300 € geweigerd). U selecteert dan de enige lijn aan de bankzijde en stemt die af met de 4 lijnen (1 afgifte + 3 geweigerde cheques) in de boekhouding.

De datum van de overschrijving van de online rekening is niet juist

Wanneer u geld overschrijft van uw online rekening naar uw bankrekening, wordt er automatisch een boeking in de boekhouding aangemaakt. Er kunnen echter enkele dagen verschil zitten tussen de aanvraag van de overschrijving en de aankomst op uw rekening.

Is dat het geval, dan kunt u de datum wijzigen van de boeking van de overschrijving, net zoals bij elke andere boeking.