Monitoraggio della riconciliazione e della differenza

Visualizzare la differenza di una riconciliazione

Sull'estratto di riconciliazione

Vi trovate nella scheda Contabilità > Riconciliazione bancaria, sull'estratto di un determinato periodo.

Se avete appena terminato la spunta di questo estratto e permane una differenza, questa verrà visualizzata nell'interfaccia dell'estratto di riconciliazione.

Cliccate su ”Scopri di più sulla differenza” per visualizzare le spiegazioni.

Questa differenza corrisponde allo scarto tra:

• il saldo bancario: il saldo di fine mese indicato nelle impostazioni dell'estratto;
• il saldo contabile, ottenuto sommando le scritture spuntate + il saldo di inizio periodo.

Diversi elementi possono generare differenze: vediamo come individuarne le potenziali cause.

Nell'esempio, ci sono 423,00 € in più in contabilità rispetto alla banca, forse perché una spesa di 423,00 € non è stata spuntata. È quanto occorrerà verificare.

Individuare l'origine della differenza

Prime verifiche di rito

Quando viene rilevata una differenza, il primo riflesso è individuare:

• Se la differenza proviene dal lato contabile o bancario.
• Qual è il primo estratto di riconciliazione in cui è presente una differenza.

I possibili errori dal lato della banca

• Il saldo dell'estratto conto bancario (impostato al momento della creazione dell'estratto nella scheda “Riconciliazione”) è
  errato. Soluzione: verificate uno per uno i saldi degli estratti precedenti partendo dall'estratto in corso.

• L'estratto conto bancario presenta un'anomalia (es.: pagamento duplicato). Soluzione: registrate questo evento in contabilità, poi correggerete la situazione con la vostra banca e in contabilità.
• I saldi bancari inseriti nel vostro bilancio di apertura sono errati. Soluzione: correggeteli se si tratta del vostro primo esercizio su AssoConnect. In caso contrario, registrate una scrittura di rettifica. Per sapere come correggere il vostro bilancio di apertura, cliccate qui.

Gli errori legati ai versamenti di assegni e ai versamenti di contanti

I pagamenti ricevuti ma non versati in banca dal lato contabile sono una fonte di errore frequente, che si tratti di pagamenti:

• Con assegno, che non sono stati oggetto di un versamento di assegni.
• In contanti, che non sono stati oggetto di un versamento di contanti.

Concretamente: il denaro è arrivato sul vostro conto bancario (e quindi sul vostro estratto conto), ma non è presente nella vostra contabilità.

Poiché nella riconciliazione vengono visualizzate solo le scritture che impattano un conto 512 (corrispondente al conto bancario), in assenza di versamento questi pagamenti non compaiono nell'elenco e non possono quindi essere riconciliati, generando così una potenziale differenza.

Poiché nella riconciliazione vengono visualizzate solo le scritture che impattano un conto 512 (Banca), questi pagamenti non compaiono nell'elenco e non possono quindi essere spuntati, generando così una potenziale differenza.

Per verificare i pagamenti non registrati, visualizzate il saldo della categoria interessata (511200, 531001, 531002, ecc.) nel Libro mastro alla data della riconciliazione.

Se la categoria contabile presenta un saldo positivo (a debito per un conto di classe 5), significa che un versamento di contanti o di assegni non è stato effettuato. Procedete in tal senso e poi tornate alla vostra riconciliazione bancaria.

Potete anche accedere alla vostra Dashboard per vedere se vi restano assegni da versare e, in tal caso, quanti.

Le differenze legate agli sfasamenti temporali

Alcuni pagamenti possono impiegare tempo ad arrivare in banca. La vostra registrazione contabile è quindi effettuata, ma il movimento bancario non è ancora effettivo (tempi bancari, assegno non incassato dal creditore, ecc.) oppure riguarda l'estratto successivo.

Le scritture non spuntate dell'estratto in corso vengono riportate sugli estratti successivi. Potrete quindi spuntarle a tempo debito. Se necessario, potete anche modificare la data della scrittura affinché compaia nello stesso mese del vostro estratto conto bancario.

I casi di scritture contabili mancanti

Avete verificato tutte le operazioni bancarie e le scritture contabili e constatate che manca una scrittura. Sono possibili diversi casi:

• La scrittura non esiste nel software (potete verificarne l'esistenza in particolare tramite il modulo Ricerca). Rettifica: create la scrittura in questione. Per saperne di più, cliccate qui;
• La scrittura esiste, ma contiene un errore di inserimento (importo o modalità di pagamento, conto bancario, ecc.). Rettifica: ritrovate la scrittura e correggetela;
• La scrittura è già stata riconciliata su un estratto precedente. Rettifica: tornate sull'estratto in questione e correggetelo;
• La scrittura esiste ma non è visualizzata nella colonna contabilità della riconciliazione.
  Diverse le possibili ragioni:
  • Non siete sul conto bancario corretto. Soluzione: tornate alla scheda “Riconciliazione” e
    selezionate il conto bancario giusto;
  • La scrittura è creata con una data successiva all'estratto. Ad esempio, la scrittura è datata 11/04, ma il vostro estratto va dal 1° al 31/03. Soluzione: correggete la data della scrittura, oppure attendete il futuro estratto conto bancario;
  • Non è collegata ad alcun conto bancario (perché nessun pagamento registrato, transitato in cassa e non versato in banca, scrittura futura, ecc.). Soluzione: modificate la scrittura, comparirà nell'estratto.

Gestire i casi specifici

Il caso degli assegni respinti

Se indicate un assegno come respinto, ciò non annulla il versamento di assegni.

Immaginiamo che abbiate versato 10 assegni per un totale di 1000 €. Tre di essi, da 100 € ciascuno, vengono respinti. Lo indicate sulla vostra piattaforma: questo non annulla il vostro versamento di assegni.

Ma cosa fare a livello di riconciliazione bancaria? La risposta dipende dal modo in cui la vostra banca presenta la cosa:

• Caso 1 (il più frequente): la banca inserisce una riga di versamento da 1000 + una riga per ogni assegno respinto (3 x 100 €). Occorre allora riconciliare:
  • i 1000 € incassati con il versamento di assegni;
  • poi le 3 righe dei 3 assegni respinti, con la scrittura automatica di ciascun assegno respinto.
• Caso 2 (più raro): la banca fa comparire i 700 € in un'unica volta (1000 € incassati - 300 € respinti). Occorre allora selezionare la riga unica dal lato banca e riconciliarla con le 4 righe (1 versamento + 3 assegni respinti) in contabilità.

La data del bonifico dal conto online non è corretta

Quando trasferite denaro dal vostro conto online al vostro conto bancario, una scrittura viene registrata automaticamente in contabilità. Tuttavia, possono trascorrere alcuni giorni tra la richiesta di bonifico e l'accredito sul vostro conto.

Se è questo il caso, potete modificare la data della scrittura contabile del bonifico esattamente come per qualsiasi altra scrittura contabile.