Scanner les billets à l’entrée d’un événement – Centre d'Aide

Vous avez créé une billetterie sur AssoConnect. Des personnes se sont inscrites et ont reçu leurs billets électroniques.

Ces derniers ont un QR code qui vous permet de contrôler leur validité lors de l'accès à votre évènement. Vous pouvez scanner ces QR codes grâce à la caméra de votre smartphone, de votre ordinateur ou d'une douchette. Explications :

Pourquoi utiliser le scan des billets ?
Où trouver l’application de scan et comment s’en servir ?
Qui peut scanner les billets électroniques ?
Comment distinguer les billets déjà scannés dans la liste des participants ?

Pourquoi utiliser le scan des billets ?

Organiser un événement peut présenter de nombreux défis de tous ordres. Faire venir les personnes en est parfois un… ou au contraire éviter l’invasion dans un événement privé. Quoi qu’il soit, les organisateurs ont souvent besoin de connaître le nombre de présents, pour des questions logistiques ou de bilan.

Plutôt que d’imprimer de multiples listes d’inscrits à retraiter une fois l’événement passé, scanner les billets en direct est un gain de temps immédiat.

Et la planète vous en sera reconnaissante !

Où trouver l’application de scan et comment s’en servir ?

Depuis l'espace administrateur de votre plateforme, rendez-vous sur l'application “Évènements”. Cliquez sur le bouton “Gérer” de l’événement qui vous intéresse.

Rendez-vous sur l'onglet “Diffusion”.

Cliquez sur le bouton “Scanner les billets”. Vous arrivez sur la page de choix du scan. Sélectionnez le mode de contrôle souhaité : “Scanner par smartphone” ou “Scanner par douchette”.

Scanner par smartphone

Cette option utilise la caméra d’un smartphone pour le scan. Comment l’utiliser ?

Ouvrez la page du menu pour le scan sur un téléphone portable.
Cliquez sur “Scanner les billets” et la caméra du téléphone se déclenchera automatiquement.
Pour commencer le contrôle d’accès et le scan de billets, placez le smartphone au-dessus du QR code.

Sur l'écran du smartphone, la validité ou non du billet électronique est indiqué.

L'avantage du smartphone est que c'est plus pratique et maniable : ça permet de se déplacer facilement.

Ordinateur

Depuis un ordinateur, après avoir cliqué sur “Scanner par smartphone”, l'écran affiche l’image vers laquelle la webcam est pointé. Placez le QR code du billet électronique devant la webcam et le tour est joué !

Si votre caméra ne s’active pas automatiquement, vérifiez que vous avez autorisé votre navigateur à utiliser la webcam de votre ordinateur (icône caméra en haut à droite de la barre de navigation de votre navigateur). Vérifiez aussi que votre webcam est bien activée.

Scanner par douchette.

L'option “Scanner par douchette”, comme son nom l'indique, donne la possibilité de scanner les billets électroniques de votre évènement à l'aide d'une douchette / lecteur de code barre (nous conseillons cet appareil). Il suffit de placer la douchette sur le QR code du billet.

Il est aussi possible de rentrer à la main le numéro du billet pour une vérification manuelle.

Qui peut scanner les billets électroniques ?

Toutes les personnes disposant du lien de scan peuvent scanner les billets.

Nous conseillons de l'envoyer par SMS aux personnes disposant d'un smartphone.

Exemple de lien :

https://webinaire.assoconnect.com/collect/bar/355910

Comment distinguer les billets déjà scannés dans la liste des participants ?

À la fin de votre événement, vous avez la possibilité de faire un bilan des billets utilisés et non utilisés.

Rendez-vous sur l'onglet “Inscrits”, cliquez sur l'icône “Informations à afficher” et cochez la case “Billet Scanné” pour que cette colonne s'affiche dans la liste des inscrits.