AssoConnect permet de mettre en ligne un événement avec billetterie ou inscription, directement depuis votre plateforme, avec paiement en ligne et suivi automatisé.
- Pourquoi créer mon formulaire d’événement sur AssoConnect ?
- Où créer mon formulaire d'événement ?
- Comment créer mon formulaire d'événement
- Comment partager mon événement une fois configuré ?
- Comment vérifier si mon formulaire fonctionne ?
- Comprendre les différents statuts d'un formulaire
Pourquoi créer mon formulaire d’événement sur AssoConnect ?
Les avantages et possibilités sont multiples :
- Création guidée : un parcours pas à pas pour configurer votre événement.
- Paiement par carte bancaire en ligne : les participants peuvent régler directement leur inscription.
- Suivi des inscriptions en temps réel : visualisez qui s'est inscrit au fur et à mesure.
- Billets et factures générés automatiquement : chaque participant reçoit son billet et sa facture sans action manuelle de votre part.
- Scan des billets à l'entrée : contrôlez l'accès à votre événement directement depuis l'application.
- Comptabilité automatique : les paiements reçus sont enregistrés automatiquement dans votre comptabilité.
Où créer mon formulaire d'événement ?
Depuis votre plateforme AssoConnect, rendez-vous dans : Formulaires > Événements > + Créer un événement.
Si cela n'apparaît pas, activez la fonctionnalité depuis Paramètres > Choix des fonctionnalités, et activez "Événements". Plus d'informations dans l'article : Activer ou désactiver des fonctionnalités.
Comment créer mon formulaire d’événement ?
La configuration se déroule en cinq étapes :
- Informations générales,
- Tarifs,
- Formulaire,
- Paiement et confirmation,
- Publication.
1. Informations générales
Renseignez les informations principales de votre événement :
le titre du formulaire ;
une image et une description ;
les coordonnées de contact ;
la date et l’heure de l’événement;
Vous pouvez également ajouter des conditions générales ou des pièces jointes.
👉 N'hésitez pas à consulter l'article Modifier l'apparence de vos formulaires pour les rendre attrayants.
2. Tarifs
Créez vos différentes formules en cliquant sur "+ Tarif".
Vous avez le choix entre plusieurs types de tarifs :
- Tarif principal : au moins un est nécessaire pour publier votre formulaire, et il n'est possible d'en choisir qu'un seul tarif principal à l'inscription. Ex : "Billet classique" et "Billet jeune -18 ans",
- Tarif optionnel : commander un T-shirt, un repas, ...
- Don ponctuel : proposez aux participants de faire un don au moment de l’inscription,
- Réponses libres : posez une question aux participants. Par exemple : "Êtes-vous allergique à quelque chose ?"
- Téléchargement de fichiers : autorisation parentale, ...
En cliquant sur le bouton + d'options, vous accéder à des paramétrages plus fins. Ceux-ci sont à activer depuis votre page Paramètres généraux > Paramétrages dans l'onglet Formulaires & Billetteries. Tout est expliqué dans cet article : Paramétrage avancé des formulaires
Une fois un premier tarif créé, 2 possibilités supplémentaires s'offrent à vous :
- Ajouter un groupe de tarifs : Si vous proposez de nombreux tarifs, créez des groupes de tarifs pour faciliter la lecture et la compréhension. Il suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter un groupe de tarifs”, le nommer et y faire glisser vos tarifs.
- Ajouter une réduction : Ceci vous permet de configurer 2 types de réductions. Une réduction pour le nombre de participants (ex : réduction si 2 personnes ou plus s'inscrivent à la fois). Une réduction pour des membres de votre communauté (adhérents, donateurs, membres d'un groupe dédié).
3. Formulaire
Sélectionnez les informations à demander aux participants lors de leur inscription. Pour chaque champ, indiquez s’il est obligatoire, facultatif ou non demandé.
Si vous souhaitez créer de nouveau champ, parlez-en avec un administrateur principal de votre plateforme et/ou consultez cet article : Paramétrer les informations de sa base de données de contacts.
4. Paiement et confirmation
Choisissez les moyens de paiement que vous acceptez à l'inscription :
- carte bancaire en 1 fois
- carte bancaire en plusieurs fois (dans ce cas, vous déterminez le nombre d'échéances et l'intervale entre 2 échéances)
- autres moyens de paiement hors ligne : chèques, espèces, autres
Il faut nécessairement sélectionner au moins 1 moyen de paiement (même si l'événement est gratuit).
Dans cette section, vous pouvez également personnaliser le message dans l'email de confirmation : c'est l'occasion de glisser un mot de remerciement !
Des options plus avancées sont aussi à votre disposition si vous cliquez sur "Plus d'options". Vous pourrez :
- Émettre ou non des billets électroniques
- Limiter le nombre de participants à l'événement
- Fixer un nombre maximal d'inscription pour une même personne
- recevoir un mail à chaque inscription, limiter le nombre d'inscrits
Ces paramétrages peuvent ne pas être activés par défaut sur votre plateforme. Vous pouvez personnaliser ce qui s'affiche dans Paramètres > Personnalisation > Formulaires & Billeteries (nécessite de passer par un des administrateurs principaux de la plateforme). Consulter cet article pour en savoir plus : Choisir les paramètres généraux de ses formulaires et billetteries
5. Publication
Définissez la manière dont les participants accèdent au formulaire :
Depuis un lien : le lien de partage sera accessible une fois l'événement Enregistré et Publié.
Lien url, lien iframe et liens de partage sur les réseaux sociaux disponibles.Publication du formulaire : publier l'événement sur une page de votre site internet. Nécessite d'avoir créé une page de type "Formulaires, billetteries". Lire cet article pour en savoir plus : Diffuser ses formulaires : adhésions, dons, billetteries et boutiques en ligne
ou refusez les inscriptions en ligne. L'ajout sera alors manuel par les administrateurs AssoConnect
Changer la publication du formulaire de "Depuis un lien" à "Publication sur le site internet" (ou vice-versa) n'a pas d'impact sur le lien url du formulaire. Celui-ci ne changera pas.
Enfin, vous pouvez indiquer les dates de disponibilité de votre formulaire d'événement. En dehors de ces dates, les personnes ne pourront pas s'inscrire sur votre formulaire. Les dates peuvent être changées à tout moment par les administrateurs (si vous souhaitez prolonger un formulaire par exemple).
Précisions publication "Depuis un lien"
Indiquez qui peut avoir accès à la page :
- soit toutes les personnes disposant du lien que vous aurez partagé
- soit certaines personnes selon des règles personnalisées (Communauté, Adhérents, etc.). Il faut alors qu'elles soient connectées à leur compte AssoConnect. Ceci ne permettra pas à des personnes extérieures à votre association (sans compte) de s'inscrire.
Vous aurez aussi à votre disposition un lien iframe pour partager le formulaire sur un site indépendant à AssoConnect. En savoir plus : Intégrer un formulaire AssoConnect sur un site externe à AssoConnect
Précisions "Publication sur le site internet"
L’option Sur le site internet permet de publier le formulaire d'événement sur une page de votre site AssoConnect. Pour que le formulaire soit visible, la page recevant votre formulaire doit être placée dans un menu du site depuis Site internet > Menu et Pages (inaccessible si page en brouillon ou dans la corbeille).
Votre site doit par ailleurs être actif (et non en maintenance). Vous pouvez gérer cela depuis Paramètres > Site internet.
Enfin, déterminer qui a accès au formulaire se décide dans les règles de visibilité de la page elle-même. En savoir plus : Gérer la visibilité des menus et pages du site
Enregistrer le formulaire
Une fois toutes les sections paramétrées, cliquez sur Enregistrer.
Le statut du formulaire apparaît en Publié par défaut (à moins que vous l'ayez enregistré en tant que brouillon).
Si l'enregistrement du formulaire échoue, la section en cause sera surlignée en rouge. Il faudra alors compléter les informations manquantes et l'enregistrer une nouvelle fois.
Comment partager mon événement une fois configuré ?
Si vous avez choisi de publier votre événement sur votre site ou via un lien, vous arrivez sur l'onglet "Diffusion" après l'enregistrement du formulaire.
Nous vous invitons à consulter l'article dédié pour en savoir plus sur comment vous pouvez communiquer dessus : Diffuser ses formulaires : adhésions, dons, billetteries et boutiques en ligne
Comment vérifier si mon formulaire fonctionne ?
Si vous avez simplement enregistré votre formulaire en brouillon pour vérifier son apparence, n'oubliez pas de revenir sur l'onglet Configuration pour changer son statut de "Brouillon" à "Publié", puis enregistrez.
Une bonne pratique : tester votre événement en navigation privée sur votre navigateur, ou demander à un de vos membres de s'inscrire pour faire un test 😉
Comprendre les différents statuts d'un formulaire
Vous pouvez modifier ce statut de publication en passant le formulaire en brouillon, en ventes suspendues ou en archivé.
Archivez vos événements pour conserver une page propre dans votre espace d'administration. En savoir plus sur : Archiver un formulaire ou modifier son statut.
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