L'application Communauté est le module qui vous permet de gérer votre base de membres, c'est-à-dire toutes les personnes avec qui votre organisation interagit (personnes physiques et morales). Vous pouvez y ajouter des contacts, les segmenter en groupes, les rechercher et les contacter par email, puis paramétrer les informations collectées.
Vous trouverez ci-dessous une présentation des principales fonctionnalités du module, ainsi que des liens vers d'autres articles expliquant plus en détail leur fonctionnement.
Cet article traite des points suivants :
- Comment fonctionne l'application Communauté ?
- Comment gérer vos membres dans la Communauté ?
- Comment rechercher une personne dans la Communauté ?
- Comment contacter votre Communauté ?
- Comment paramétrer votre Communauté ?
- Comment exporter votre Communauté ?
Comment fonctionne l'application Communauté ?
Principe de l'application Communauté
La page centrale de cette application est la Liste des Personnes enregistrées. Elle recense sous forme de tableau l'ensemble des personnes inscrites dans votre base. Vous y retrouvez :
- Les informations collectées sur les membres (1) ;
- L'accès à leur fiche profil (2) ;
- Leur statut (donateur, adhérent, etc.) (3).
La page des personnes enregistrées permet d'accéder facilement à vos membres et à leurs informations. Depuis cette page vous pouvez :
- Gérer la communauté, en ajoutant ou en archivant des membres. Vous pouvez aussi modifier leurs informations, leur statut ou les ajouter à des groupes ;
- Rechercher une personne ou une structure en particulier via la recherche et les filtres ;
- Contacter par email l'ensemble de votre communauté.
Vous pourrez par la suite personnaliser votre base de membres en créant vos groupes et vos propres champs d'information afin que l'application corresponde vraiment à vos besoins.
Pour les personnes morales, consultez l'article Gérer sa base de données de structures (CRM Structures).
Comment gérer vos membres dans la Communauté ?
Lorsqu'il n'y a plus d'intérêt à garder une personne dans votre communauté, par exemple un ancien adhérent, vous pouvez l'archiver, ce qui la décompte également de votre abonnement.
À noter que le calcul du nombre de membres inscrits sur votre plateforme (de votre abonnement) prend en compte les personnes physiques et morales (structures).
Si besoin, segmentez votre communauté en ajoutant vos membres à des groupes. Vous pourrez les identifier rapidement et utiliser des fonctionnalités dédiées (feuilles de présence, envoi d'emails, etc.).
Comment rechercher une personne dans la Communauté ?
L'affichage des membres se fait par lots de 50 lignes et est limité à 1 000 lignes pour ne pas ralentir votre navigateur. La logique est donc d'afficher seulement les membres qui vous intéressent.
Pour cela, trois méthodes sont à votre disposition :
- Filtrer par type de membre ou par groupe ;
- Faire une recherche ;
- Utiliser un filtre multicritères via la fonctionnalité Recherche avancée.
Ces outils affichent les personnes dont la fiche profil contient des informations correspondant au(x) critère(s) de votre recherche.
Comment contacter votre Communauté ?
La page des contacts offre la possibilité de contacter vos membres en quelques clics en sélectionnant certaines personnes ou l'ensemble de votre communauté.
Vous pouvez également effectuer un filtre ou une recherche via les fonctionnalités citées plus haut afin de ne contacter que les personnes concernées.
- Sélectionnez une ou plusieurs personnes, ou cliquez sur Sélectionner toutes les lignes ;
- Cliquez sur Contacter ;
- Rédigez votre email, puis envoyez-le.
L'email est alors envoyé et apparaît dans l'historique des emails envoyés de votre plateforme.
Si vous contactez plus de 50 personnes, vous serez redirigé vers une campagne d'emailing. Consultez l'article Envoyer une campagne d'emailing pour en savoir plus.
Choisir l'identifiant unique de la Communauté
Le paramétrage de la Communauté se fait depuis le centre de paramétrage de votre plateforme, accessible via le lien Paramètres situé en bas du menu latéral gauche (Paramètres > Communauté). Vous pouvez également y accéder depuis la page Communauté > Paramétrage. Vous pouvez y définir la méthode d'identification des membres (identifiant unique) et les informations à collecter (champs d'information).
Choisir l'identifiant unique
Vous avez le choix entre plusieurs méthodes :
- L'email, pratique sauf si certains membres le partagent ou n'en ont pas ;
- L'ID du contact, méthode flexible basée sur un numéro généré par le logiciel ;
- Un champ spécifique, que vous allez créer et définir comme identifiant.
Créer des champs d'information personnalisés
Le logiciel propose 8 champs d'information par défaut pour alimenter vos fiches profil. Vous pouvez aussi créer vos propres champs afin de collecter plus d'informations selon vos besoins.
Comment exporter votre Communauté ?
Vous pouvez exporter vos membres au format Excel depuis la Liste des Personnes enregistrées :
Le fichier Excel se télécharge sur votre ordinateur avec les personnes et les colonnes sélectionnées.
L'export respecte les limites d'affichage : 1 000 lignes maximum. Si votre communauté est plus grande, effectuez plusieurs exports en utilisant des filtres.
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