AssoConnect permet d'importer une base de contacts déjà segmentée et de recréer cette segmentation sous forme de groupes. Cet article s'adresse aux administrateurs qui démarrent sur AssoConnect avec une base issue d'un autre outil. La méthode repose sur un champ personnalisé temporaire : ce champ transporte l'information de segmentation pendant l'import, puis sert à répartir les contacts dans les groupes.
Groupe simple ou groupe dynamique ? Un groupe simple (aussi appelé groupe fixe) est peuplé manuellement, personne par personne : c'est le cas ici, puisque vous reproduisez une segmentation déjà établie dans votre ancien outil. Un groupe dynamique se peuple et se dépeuple automatiquement selon des critères que vous définissez. Pour cet import, créez uniquement des groupes simples. Fonctionnement des groupes simples.
- 1. Recréer ses groupes sur AssoConnect
- 2. Créer des champs personnalisés pour segmenter
- 3. Vérifier le fichier Excel avant l'import
- 4. Importer le fichier Excel
- 5. Répartir les contacts massivement dans les groupes
Exemple utilisé dans cet article, pour l'association fictive Mon Asso 123 :
- nous souhaitons importer 7 personnes,
- nous avons 2 groupes : A et B,
- les personnes font partie du groupe A, du groupe B, des deux groupes ou d'aucun.
Dans cet exemple, les personnes ont été ajoutées manuellement à un groupe dans l'outil utilisé avant AssoConnect. Il ne s'agit donc pas de groupes dynamiques, qui se peuplent et se dépeuplent automatiquement selon des critères d'affectation.
1. Recréer ses groupes sur AssoConnect
Depuis Communauté > Groupes, cliquez sur Nouveau groupe, puis suivez les étapes affichées.
Créez des groupes simples, et non des groupes dynamiques. Nommez chaque groupe, puis enregistrez.
Pour notre exemple : Groupe A et Groupe B.
Les groupes créés apparaissent désormais dans la liste de la page Groupes.
2. Créer des champs personnalisés pour segmenter
Depuis Paramètres > Communauté > Personnaliser les champs, ajoutez un champ personnalisé de type Choix multiple qui reprend les noms de vos groupes.
Enregistrez le champ personnalisé. Ce champ sert uniquement à l'import : il est supprimé à la fin de la procédure.
Pour notre exemple :
Le champ personnalisé s'affiche désormais dans la fiche de chaque contact, visible par les administrateurs.
3. Vérifier le fichier Excel avant l'import
La qualité du fichier dépend du logiciel utilisé avant AssoConnect. Cette mise en forme est à réaliser dans votre fichier Excel avant l'import : AssoConnect ne la génère pas automatiquement.
La qualité du fichier dépend du logiciel utilisé avant AssoConnect. Si cette mise en forme prend du temps, elle ne dépend pas d'AssoConnect.
Si une personne appartient à plusieurs groupes, séparez les noms de groupes par le caractère « | », comme pour la personne 2 dans le tableau d'exemple.
Pour notre exemple :
| Personne | Appartenance à un groupe |
|---|---|
| 1 | Groupe A |
| 2 | Groupe A|Groupe B |
| 3 | Groupe A |
| 4 | |
| 5 | Groupe B |
| 6 | |
| 7 | Groupe B |
4. Importer le fichier Excel
Depuis Communauté > Contacts, cliquez sur Ajouter, puis sur Importer des personnes.
Suivez les instructions affichées dans la page d'import. À la fin de l'import, les personnes importées apparaissent dans Communauté > Contacts.
5. Répartir les contacts massivement dans les groupes
Les personnes importées se trouvent dans Communauté > Contacts. Répartissez-les ensuite dans les groupes créés :
- Lancez une recherche avancée en filtrant sur le champ personnalisé créé pour l'import.
- Sélectionnez les personnes affichées dans les résultats.
- Cliquez sur Ajouter à un groupe, sélectionnez le groupe, puis validez.
Pour notre exemple :
Les contacts sélectionnés apparaissent désormais dans le groupe choisi.
Une fois que c'est fait, vous pouvez :
- Ouvrir chaque groupe depuis Communauté > Groupes pour vérifier sa composition.
- Supprimer le champ personnalisé créé pour cet import, afin de ne pas encombrer les fiches contacts.
La segmentation de votre ancien outil est désormais reproduite dans AssoConnect sous forme de groupes. Vous pouvez ensuite envoyer des emailings ciblés à ces groupes.
Pour aller plus loin :
- Tout savoir sur la gestion des groupes
- Fonctionnement des groupes simples
- Créer et envoyer une campagne d'emailing
Commentaires
0 commentaire
Cet article n'accepte pas de commentaires.