Utiliser des feuilles de présence

Avant de commencer

Les feuilles de présence permettent de suivre, pour un groupe donné, qui a assisté ou non à chacun de vos rendez-vous (cours, réunion, entraînement...). Par exemple, dans le cas d'un club de sport, vous pouvez suivre les personnes ayant été présentes ou non à un entraînement. Tous les groupes peuvent activer les feuilles de présence.

Cet article traite des points suivants :

• Comment activer les feuilles de présence pour un groupe
• Comment gérer vos feuilles de présence
• Quelles sont les limites des feuilles de présence

Comment activer les feuilles de présence pour un groupe

Comment activer la fonctionnalité feuille de présence

Le prérequis à l’utilisation des feuilles de présence est l’activation du module. Assurez-vous que la fonctionnalité est bien activée dans l’espace Paramètres de votre plateforme.

Rendez-vous dans : Paramètres > Choix des fonctionnalités > (Communauté >) Feuille de présence.

A noter : seul un administrateur principal peut activer une fonctionnalité.

La fonctionnalité apparaît alors dans votre menu Communauté.

La feuille de présence de votre groupe n’apparaît pas ? Il faut une petite manipulation en plus pour l’activer : comment activer la feuille de présence pour un groupe donné.

Comment activer la feuille de présence pour un groupe donné

Rendez-vous dans Communauté > Groupes, puis cliquez sur les “…” du groupe concerné en passant la souris sur le groupe souhaité. Cliquez ensuite sur “Accéder aux paramètres” du groupe.

Sur la page de configuration du groupe, activez le bouton Feuille de présence (positionnez-le sur ON) puis cliquez sur Enregistrer.

La feuille de présence apparaîtra ensuite dans le menu correspondant de la Communauté.

Lors de la création d’un groupe, ou quand vous le configurez, vous pouvez activer la feuille de présence. Cependant, elle n’apparaîtra pas si la fonctionnalité n’est pas activée. Se référer à : Comment activer la fonctionnalité feuille de présence si besoin.

Comment gérer vos feuilles de présence

Comment accéder aux feuilles de présence

Une fois dans l'espace du groupe, rendez-vous dans Communauté > Feuilles de présence. Survolez le groupe de votre choix et cliquez sur “Accéder” pour consulter et éditer de nouvelles feuilles de présence.

Comment ajouter ou consulter une feuille de présence

Vous pouvez créer une nouvelle feuille en cliquant sur + Nouvelle feuille de présence.

Vous pouvez aussi accéder à l’historique des présents d’anciennes feuilles en cliquant sur l’œil dans la colonne Détail.

Fonctionnalités des feuilles de présence

Sur chaque feuille, renseignez la date (obligatoire) puis cochez les personnes présentes dans la liste des membres du groupe. Vous pouvez aussi le faire depuis votre smartphone.

Vous pouvez aussi imprimer un exemplaire papier si vous n'avez pas accès à un ordinateur / mobile au moment où vous renseignez la feuille de présence.

Qui peut utiliser les feuilles de présence ?

Les administrateurs principaux, les administrateurs de la Communauté ainsi que les administrateurs de groupe peuvent utiliser les feuilles de présence. Les administrateurs de groupe n’auront accès qu’aux groupes dont ils sont administrateurs.

Pour aller plus loin sur les administrateurs de groupe : Tout savoir sur la gestion des groupes.

Quelles sont les limites des feuilles de présence

Puis-je exporter les noms des personnes présentes ?

Il n'est pas possible d'exporter les noms des personnes présentes pour une feuille donnée.

Vous pouvez toutefois cliquer sur Exemple à imprimer pour télécharger un modèle imprimable listant les membres du groupe, à remplir manuellement en cochant les noms des personnes présentes.

Sur cet exemple, vous avez une liste des personnes qui font partie du groupe et pourrez remplir la feuille manuellement en cochant les noms des personnes présentes.

Puis-je suivre les présences d'une même personne sur plusieurs périodes ?

Il n'est pas possible d'éditer une feuille de présence par personne, par exemple pour suivre les présences et absences d'un même membre sur plusieurs dates.

Si ce suivi vous est indispensable, un contournement possible est d'ajouter cette information en tant que champ personnalisé de la fiche profil (par exemple, un champ par date ou par période suivie). Dans ce cas, seuls les administrateurs ayant un droit sur la communauté pourront modifier et consulter ces informations.