Comment limiter des champs d'informations à certains membres / groupes ?

Vous pouvez limiter certains champs d'information du profil à un groupe spécifique, afin de ne les demander qu'aux membres concernés (ex. le temps disponible pour un groupe de bénévoles).

• Comment paramétrer des groupes de champs dédiés à des membres ?
• Comment ces champs limités s'affichent-ils lors d'une inscription en ligne ?
• Les organisations peuvent-elles limiter les informations à un groupe donné ?

A noter : cet article n'explique pas comment créer des champs d'informations. Pour plus d'informations sur le sujet, consultez l'article : Paramétrer les informations de sa base de données de contacts.

Comment paramétrer des groupes de champs dédiés à des membres ?

Le prérequis est d'avoir déjà créé une catégorie de champs. Si ce n'est pas le cas, consultez cet article : Créer des catégories d'informations.

Pour accéder à l'édition d'une catégorie :

1. Accédez à Communauté > Paramétrage et cliquez sur l'icône d'édition ✏️ d'une catégorie de champ
2. Sélectionnez le groupe auquel restreindre cette catégorie dans la fenêtre qui s'affiche.

Une fois paramétrée, la catégorie limitée à un groupe apparaît sous une section dédiée de type Informations limitées au groupe [nom du groupe choisi]. Les champs de cette catégorie ne seront demandés qu'aux membres du groupe spécifié.

En cas de présence dans un groupe spécifique, vos membres pourront accéder et mettre à jour leur information directement en accédant à leur profil (en fonction des critères de visibilité des champs : Paramétrer les champs visibles et éditables par une personne dans sa fiche profil).

Comment ces champs limités s'affichent-ils lors d'une inscription en ligne ?

Pour cette partie, il est préférable de bien faire la distinction entre le groupes statiques et les groupes dynamiques. Pour en savoir plus, lisez cet article : Fonctionnement des groupes simples

Affichage des champs liés à un groupe statique

Les champs limités à un groupe statique ne seront affichés lors d’une inscription que dans le cas où le membre choisit un tarif qui, une fois sélectionné, l’ajoute à un groupe statique automatiquement.

Dans le paramétrage, ceci se fait à l'étape 2 Tarifs et formules d'adhésion. En éditant un tarif principal, vous verrez en cliquant sur + d'options la possibilité d'ajouter l'inscrit à un groupe s'il choisi la formule en question.

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A l'étape 3 Formulaire, vous retrouvez les caractéristiques réservées aux groupes et pouvez les demander ou non.

Il vous reste à enregistrer le formulaire pour bien prendre en compte les modifications effectuées.

Lors d’une inscription, les champs s'afficheront (ou non) en fonction de la prestation choisie par le membre.

Cette fonctionnalité fonctionne-t-elle avec les groupes dynamiques ?

Non : les groupes dynamiques ne sont pas proposés dans la liste d'affectation. Seuls les champs limités à des groupes fixes peuvent être demandés lors d'une inscription.

Avoir des informations conditionnées sur un groupe dynamique nécessite en général que le membre actualise son profil après son inscription.

Les organisations peuvent-elles limiter les informations à un groupe donné ?

Quel lien avec l'organisation principale ?

Le paramétrage de l'organisation principale (menu à gauche bleu) a plusieurs impacts dans le paramétrage des organisations filles : 

• Uniformisation du paramétrage : Le paramétrage des champs et groupes de champs de l'organisation principale est conservé pour les organisations filles.
• Restriction fonctionnelle : L'organisation principale peut ne pas autoriser la création de champs (et de groupes de champs) par les organisations filles.
• Les organisations filles ne peuvent pas modifier le paramétrage fait par l'organisation principale.

Création de champs et groupes de champs par les organisations

Si les organisations filles sont autorisées à ajouter des champs / groupes de champs, il sera aussi possible aux organisations de limiter les groupes de champs à des groupes (cf. fonctionnement ci-dessus).

Vous pouvez également éditer une catégorie déjà limitée à un groupe avancé pour la restreindre à un groupe simple rattaché à ce groupe avancé.

Visibilités des champs des organisations filles par l'organisation principale

• Si l'organisation fille a créé des champs, sans le limiter à un groupe, les informations seront visibles par l'organisation principale (dans le paramétrage et dans le profil des membres).
• Si les champs sont limités à un groupe dédié, les informations ne remontent pas dans l'organisation principale (ni visibles dans le paramétrage, ni dans les fiches de profil des membres).