Comment paramétrer les automatisations entre vos formulaires et les autres fonctionnalités ?

Cet article explique comment activer et paramétrer les automatisations disponibles entre vos formulaires et billetteries AssoConnect et les autres fonctionnalités du logiciel : groupes, comptabilité, confirmations d'inscription et réductions. Par défaut, la configuration d'un formulaire propose un nombre restreint de paramètres. Ces automatisations sont des options avancées, à activer explicitement dans les paramètres de votre espace.

• Comment activer les automatisations sur mes formulaires et billetteries ?
• Comment affecter automatiquement les inscrits à un groupe selon leur tarif ?
• Comment affecter l’écriture comptable d’un tarif à un compte spécifique ?
• Comment activer l’envoi automatique d’un justificatif lors d’un ajout manuel ?
• Comment paramétrer des réductions sur mes tarifs ?

Pour les autres types de paramètres avancés, consultez la section Paramétrage avancé des formulaires en ligne.

À noter : les informations partagées dans cet article concernent les différents types de formulaires disponibles sur AssoConnect (adhésions, dons, billetteries et boutique en ligne) qui présentent des fonctionnements similaires. Certains termes (comme participants, adhérents, acheteurs) peuvent varier en fonction du type de formulaire.

Comment activer les automatisations sur mes formulaires et billetteries ?

À noter : l'activation de ces paramètres rend les automatisations accessibles à différents endroits des pages de configuration de tous vos formulaires et billetteries. Vous restez libre de les utiliser ou non.

1. Allez dans Paramètres > Formulaires et billetteries.
2. Cochez (bouton vert) le type d'automatisation que vous souhaitez activer.

Les automatisations activées deviennent alors accessibles dans la configuration de tous vos formulaires et billetteries.

Comment affecter automatiquement les inscrits à un groupe selon leur tarif ?

L'affectation automatique à un groupe ajoute dans un groupe fixe les personnes ayant choisi un tarif ou une formule donnée. Cette automatisation permet de segmenter votre base de données dès l'inscription, par exemple par niveau ou par cours.

1. Dans la configuration du formulaire, allez à l'étape 2 - Tarifs (et formules).
2. Sur le tarif concerné, cliquez sur Réglages (icône roue crantée).
3. Cliquez sur + d'options.
4. Cochez Ajouter automatiquement l'inscrit à un groupe si ce choix est sélectionné.
5. Sélectionnez le groupe souhaité.
6. Validez le tarif, puis cliquez sur Enregistrer (en haut de page) ou Publier (en bas de page).

Chaque nouvelle personne qui choisit ce tarif rejoint désormais le groupe sélectionné.

Comment affecter l’écriture comptable d’un tarif à un compte spécifique ?

Par défaut, les tarifs et formules sont rattachés à une catégorie comptable prédéfinie. Par exemple, les formules d'adhésion sont rattachées à la catégorie comptable 756000 - Adhésions.

Pour en savoir plus sur les affectations automatiques, nous vous conseillons cet article : Découvrir les écritures enregistrées automatiquement en comptabilité

Vous pouvez réaffecter un tarif à une catégorie comptable plus spécifique. Ce réglage offre un suivi comptable plus fin par type de tarif, par exemple pour connaître le montant total récolté sur un tarif donné.

Pour aller plus loin, consultez notre article détaillé : Lier une transaction de formulaire à une catégorie comptable spécifique

Comment activer l’envoi automatique d’un justificatif lors d’un ajout manuel ?

Lorsque cette automatisation est activée, l'option Envoyer un justificatif par mail est cochée par défaut à chaque ajout manuel d'un participant à un formulaire. AssoConnect envoie alors un mail de confirmation à la personne, à condition qu'une adresse mail soit renseignée.

Si l'automatisation n'est pas activée dans Paramètres > Formulaires et billetteries, la case Envoyer un justificatif par mail reste visible, mais décochée par défaut.

Comment paramétrer des réductions sur mes tarifs ?

Créez des règles de réduction basées sur l'appartenance de la personne à un groupe ou sur le nombre de participants à la même collecte. Ce paramètre se trouve à l'étape 2 - Tarifs (et formules) de la configuration de votre formulaire.

Attention : les réductions sont systématiquement appliquées à l'ensemble des formules et tarifs de votre formulaire. AssoConnect ne permet pas de cibler une réduction sur un seul tarif.

Pour en savoir plus, consultez notre article détaillé sur les réductions : Configurer des réductions sur un formulaire

Pour aller plus loin :

• Choisir les paramètres généraux de ses formulaires et billetteries
• Configurer des réductions sur un formulaire