Comment contrôler le nombre d'inscrits sur les formulaires et billetteries ?

Le contrôle des inscrits est un paramètre avancé des formulaires et billetteries AssoConnect : il limite le nombre d'inscriptions enregistrées, selon quatre types de limites. La configuration par défaut d'un formulaire ne propose qu'un nombre restreint de paramètres. Vous activez le contrôle des inscrits pour accéder à ces quatre limites et les appliquer à vos formulaires et billetteries.

• Comment activer le contrôle des inscrits sur les formulaires et billetteries ?
• Comment limiter le nombre total de participants à un formulaire ou une billetterie ?
• Comment limiter le nombre de participants pour un tarif ou une formule spécifique ?
• Comment limiter le nombre d'inscriptions possibles par personne sur un formulaire ?
• Comment limiter les tarifs ou formules à certains groupes de la communauté ?

Pour découvrir les autres paramètres avancés, consultez la section Paramétrage avancé des formulaires en ligne.

À noter : les informations partagées dans cet article concernent les différents types de formulaires disponibles sur AssoConnect (adhésions, dons, billetteries et boutique en ligne) qui présentent des fonctionnements similaires. Certains termes (comme participants, adhérents, acheteurs) peuvent varier en fonction du type de formulaire.

Comment activer le contrôle des inscrits sur les formulaires et billetteries ?

À noter : l'activation de ces paramètres les rend accessibles à différents endroits des pages de configuration de tous vos formulaires et billetteries. Vous restez libre de les utiliser ou non.

1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Formulaires et billetteries (Paramètres > Formulaires et billetteries).
2. Activez (bouton vert) chaque type de limite que vous souhaitez utiliser.

Les limites activées s'affichent désormais dans les pages de configuration de tous vos formulaires et billetteries.

Comment limiter le nombre total de participants à un formulaire ou une billetterie ?

Si vous avez un nombre limité de places pour un événement, par exemple, vous pouvez utiliser cette option afin que le logiciel bloque les inscriptions, une fois le nombre dépassé. Aucun risque d’avoir plus de participants que de places à vendre.

Retrouvez ce paramètre à l’étape 4 - Paiement et confirmation :

1. Ouvrez votre formulaire ou billetterie, puis rendez-vous à l'étape 4 - Paiement et confirmation.
2. Sous la configuration des moyens de paiement, cliquez sur Plus d'options.
3. Renseignez le nombre total de participants, d'adhésions ou d'acheteurs pour ce formulaire.
4. Cliquez sur Enregistrer en haut de page, ou sur Publier en bas de page.

Le formulaire bloque les nouvelles inscriptions dès que le nombre de participants renseigné est atteint.

Comment limiter le nombre de participants pour un tarif ou une formule spécifique ?

Le principe de la limite par tarif est identique à celui de la limite portant sur l'ensemble du formulaire, mais la limite s'applique ici à un tarif ou une formule en particulier.

Exemple : J'ai 6 places pour le cours d'anglais, je renseigne 6 comme nombre maximum pour ce tarif.

Retrouvez ce paramètre à l'étape 2 - Tarifs (et formules) :

1. À l'étape 2 - Tarifs (et formules), cliquez sur Réglages (icône roue crantée) sur le tarif concerné.
2. Cliquez sur + d'options.
3. Cochez Limiter le nombre de participants à ce tarif (ou Quantité maximum disponible), puis renseignez le nombre maximal de participants.
4. Validez le tarif, puis enregistrez le formulaire.

Le tarif n'est plus proposé aux internautes dès que le nombre maximal de participants est atteint.

Comment limiter le nombre d'inscriptions possibles par personne sur un formulaire ?

Lorsqu'ils s'inscrivent sur un formulaire ou une billetterie, vos contacts peuvent ajouter une autre personne par défaut. Si vous souhaitez limiter cette possibilité et rendre par exemple les inscriptions individuelles, vous pouvez fixer un nombre maximal d'inscriptions possibles par utilisateur.

Retrouvez ce paramètre à l'étape 4 - Paiement et confirmation :

1. Ouvrez votre formulaire ou billetterie, puis rendez-vous à l'étape 4 - Paiement et confirmation.
2. Sous la configuration des moyens de paiement, cliquez sur Plus d'options.
3. Renseignez le nombre maximal de fois qu'un utilisateur peut s'inscrire.
4. Cliquez sur Enregistrer en haut de page, ou sur Publier en bas de page.

Un même utilisateur ne peut plus s'inscrire au-delà du nombre de fois renseigné.

Comment limiter les tarifs ou formules à certains groupes de la communauté ?

La limitation par groupe est disponible uniquement pour les formulaires de boutique en ligne et d'événement. Elle réserve certains tarifs aux adhérents, aux donateurs ou aux membres d'un groupe. Elle ne masque pas le formulaire lui-même : seul le tarif concerné est restreint.

Retrouvez ce paramètre à l'étape 2 - Tarifs (et formules) :

1. À l'étape 2 - Tarifs (et formules), cliquez sur Réglages (icône roue crantée) sur le tarif concerné.
2. Cliquez sur + d'options.
3. Cochez Limiter à certaines personnes (pour les inscriptions en ligne uniquement), puis sélectionnez les catégories de personnes autorisées.
4. Validez le tarif, puis enregistrez le formulaire.

Seules les personnes des catégories sélectionnées voient ce tarif lors de l'inscription en ligne.

À noter : pour sélectionner un tarif réservé à un groupe, vos membres doivent être connectés à leur compte au moment de l'inscription.

Attention : pour pouvoir sélectionner un tarif réservé à un groupe, vos membres devront être connectés à leurs comptes au moment de l'inscription.

Pour aller plus loin

• Choisir les paramètres généraux de ses formulaires et billetteries
• Restreindre un tarif à certaines personnes