Pour vos billetteries types Événements, des billets électroniques peuvent être émis et envoyés à vos membres. Vous pouvez également émettre des billets physiques. Les billets physiques comme les billets électroniques sont munis d'un QR code, et d'un code-barres, vous permettant de scanner les billets à l'entrée de vos événements.
Pour en savoir plus, consultez l'article Scanner les billets de vos événements.
Cet article traite des points suivants :
- Les billets électroniques
- Les billets physiques
- Suivi des billets scannés
- Enregistrer le paiement des billets physiques en comptabilité
Les billets d'événements ne sont pas personnalisables. Ils font apparaître les informations de votre événement (titre, date, etc.) ainsi que le nom et le prénom de la personne inscrite, la formule choisie et le prix.
Les billets électroniques
Utilité du billet électronique
Le billet électronique permet de gagner un temps considérable le jour de votre événement : les membres de l'association n'ont qu'à scanner les billets électroniques des participants à l'entrée.
Si vous attendez plusieurs centaines de participants, cette méthode est plus efficace qu'un contrôle des entrées sur liste.
Émettre des billets électroniques
Depuis Formulaires > Événements :
- Cliquez sur les trois points verticaux, puis sur Voir les paramètres.
- Cliquez sur Modifier pour ouvrir la page d'édition de votre événement.
- Allez à l'étape 4 - Paiement et confirmation.
- Cliquez sur Plus d'options : vous définissez ici à quel moment émettre vos billets électroniques.
Plusieurs options d'émission sont possibles :
- Ne pas émettre de billet électronique ;
- Émettre dès l'inscription du participant, même si le paiement n'est pas réglé ;
- Émettre seulement lorsque le paiement est indiqué comme réglé.
Sauvegardez vos modifications en cliquant sur Publier en bas de page ou sur Enregistrer en haut de page. Les participants peuvent alors télécharger leur billet à la fin de l'inscription et/ou à la confirmation du paiement, selon l'option choisie. Ils reçoivent également un e-mail contenant un lien de téléchargement du billet.
Vous pouvez modifier ce choix à tout moment.
Attention : toute modification est rétroactive. Si vous passez de l'option Émettre à l'inscription à l'option Émettre au paiement, les personnes inscrites avant le changement dont le paiement n'est pas confirmé n'ont plus accès à leur billet, même via l'e-mail reçu.
Les billets physiques
Émettre des carnets de billets permet de vendre des places physiques, par exemple via un stand.
Le terme carnet de billets désigne uniquement un lot de billets physiques rattachés à une prestation de l'événement. Un carnet de billets n'est pas un carnet d'invitations : chaque billet émis correspond à une place vendue au tarif de la prestation sélectionnée.
Poplico ne propose pas de fonctionnalité de carnet d'invitations permettant d'éditer des billets gratuits pour des invités en dehors de la billetterie. Toute émission de billets physiques passe par un carnet rattaché à une prestation de l'événement.
Poplico ne propose pas de fonctionnalité de carnet d'invitations permettant d'éditer des billets gratuits pour des invités en dehors de la billetterie. Toute émission de billets physiques passe par un carnet rattaché à une prestation de l'événement.
Émettre des carnets de billets
- Cliquez sur Créer un carnet de billets.
- Indiquez le nombre de billets.
- Sélectionnez la ou les prestations (tarifs) de l'événement auxquelles rattacher le carnet : cette sélection est obligatoire.
- Téléchargez une photo depuis votre ordinateur.
Cliquez ensuite sur Créer le carnet : votre carnet de billets physiques est émis. Vous pouvez également télécharger les carnets émis depuis cette page pour les imprimer.
Lorsque vous émettez un carnet, cela crée :
- une transaction ;
- autant de ventes que de billets émis (1 vente = 1 participant).
Si vous supprimez une transaction liée à un carnet de billets physiques, cela supprimera donc toutes les ventes, c'est-à-dire toutes les lignes liées aux billets émis.
Suivi des billets scannés
À la fin de votre événement, vous avez la possibilité de faire un bilan des billets utilisés et non utilisés.
Rendez-vous dans l'onglet Inscrits, cliquez sur l'icône Informations à afficher et cochez la case Billet Scanné pour que cette colonne s'affiche dans la liste des inscrits.
Vous verrez ainsi quels billets, physiques ou électroniques, ont été scannés à l'entrée.
Enregistrer le paiement des billets physiques en comptabilité
Fonctionnement des billets physiques en comptabilité
Les billets physiques ne donnent pas automatiquement lieu à une écriture comptable car ce ne sont pas véritablement des "ventes" : certains billets peuvent être émis mais ne pas avoir été achetés.
Ainsi, quel que soit le moyen de paiement utilisé pour acheter des billets physiques, vous ne pouvez pas le renseigner via les transactions du formulaire d'événement.
En raison d'une limite technique, il n'est pas non plus possible de rattacher une vente de carnet physique à une écriture comptable saisie. N'hésitez pas à nous envoyer une suggestion à ce sujet.
Ajouter l'écriture correspondante
Une fois l'événement passé, vous comptabilisez vos ventes et les saisissez via le module de saisie de dépense/recette.
Vous disposez alors d'un suivi séparé via :
- La transaction enregistrée dans l'événement et les ventes associées ;
- La ou les écritures saisies directement en comptabilité.
Si cela vous facilite le suivi, vous pouvez passer une seule écriture globale du montant de tous vos carnets physiques vendus.
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