Comment ajouter manuellement un participant à un événement ?

Pour enregistrer une inscription prise sur place, en dehors de l'inscription en ligne, ajoutez le participant manuellement depuis la page de gestion de votre billetterie, puis complétez son enregistrement comptable. Cette procédure s'adresse aux administrateurs qui vendent des billets en physique. Les personnes qui s'inscrivent en ligne sont ajoutées automatiquement à la liste des participants et la recette est inscrite en comptabilité.

• Comment ajouter manuellement un participant à mon événement ?
• Comment enregistrer le paiement de ce participant en comptabilité ?
• Un participant ajouté à un événement devient-il automatiquement membre de ma Communauté ?
• Que faire si le participant est introuvable ou si l'ajout échoue ?

Comment ajouter manuellement un participant à mon événement ?

1. Dans le menu, rendez-vous sur Événements, la page depuis laquelle vous gérez votre billetterie.
2. Sur la carte de l'événement souhaité, cliquez sur le bouton Gérer.
3. Sur la page qui liste les inscrits à l'événement, cliquez sur le bouton Ajouter un inscrit.
   
4. Dans le formulaire d'ajout, recherchez le participant en tapant les trois premières lettres de son prénom dans le champ Rattacher à un contact (facultatif).
   
5. Si la personne ne fait pas partie de vos membres, créez son profil en cliquant sur le lien Créer un contact proposé dans le formulaire.
6. Sélectionnez la ou les prestations souhaitées, puis cliquez sur Continuer.
   

L'étape d'enregistrement du paiement du participant s'affiche.

Comment enregistrer le paiement de ce participant en comptabilité ?

• Le tarif est calculé automatiquement selon la ou les prestations sélectionnées.
• Renseignez les informations de règlement : date, compte en banque concerné et mode de paiement.
• Pour un règlement par chèque, renseignez les détails du chèque reçu. Vous les retrouvez ensuite sur le bordereau généré depuis le module de comptabilité (voir l'article La remise de chèques).

Ces informations, une fois validées, évitent une ressaisie manuelle dans le module de comptabilité.

Si la personne n'a pas encore réglé son achat ou si elle paie en plusieurs fois, cochez la case Paiement ultérieur. Ajoutez ensuite autant d'échéances que de versements prévus.

Une fois les informations comptables renseignées, cliquez sur le bouton Enregistrer. L'inscription est prise en compte et le tableau récapitulatif de l'ensemble des participants s'affiche.

Vous suivez l'état des paiements dans la colonne Etat paiement du tableau des inscrits.

Un participant ajouté à un événement devient-il automatiquement membre de ma Communauté ?

Non. Les participants à un événement ou à une boutique en ligne ne sont pas ajoutés automatiquement à votre Communauté comme membres, contrairement aux formulaires d'adhésion et de dons.

Que faire si le participant est introuvable ou si l'ajout échoue ?

Si la recherche par prénom ne renvoie aucun résultat juste après la création du profil, patientez quelques instants, puis actualisez la page. Si le membre n'apparaît toujours pas, relancez l'ajout manuel. Si le problème persiste, contactez le support Poplico.