A veces necesitas actualizar la información de varias personas a la vez. Puedes hacerlo de forma masiva mediante la importación de un archivo Excel.
Estos son los pasos que seguiremos:
- Exportar tu Excel con los valores actuales
- Modificar el Excel eliminando los valores de los socios que elijas
- Importar el Excel con los nuevos valores
Exportar tu Excel con los valores actuales
Para exportar la lista de tus socios con la información actual, ve a Comunidad > Contactos:
Marca la casilla junto a la columna 'Nombre' y haz clic en seleccionar todas las filas.
A continuación, haz clic en el icono de Excel (
) que encontrarás aquí:
Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades:
Ahora selecciona qué información quieres exportar de la plataforma.
Opción 1
- Usa 'Exportar todas las columnas' cuando haya varios campos que modificar y haz clic en continuar:
Opción 2
- Exporta 'solo las columnas mostradas' cuando ya hayas seleccionado previamente la información que necesitas, y haz clic en continuar:
Atención: el ID del contacto debe incluirse obligatoriamente para evitar duplicados.
Modificar el Excel eliminando los valores de los socios que elijas
El archivo Excel ya está listo. Pasemos a editarlo.
Como se indicó antes, para evitar duplicados (actualizar un perfil sin crear uno nuevo), es imprescindible incluir la columna de identificador único (correo electrónico, ID del contacto o identificador específico) en la importación.
Por tanto, tu archivo Excel debe incluir obligatoriamente las siguientes columnas:
- ID del contacto
- Nombre
- Apellidos
- Los campos a modificar (ejemplo: fecha de nacimiento, email, etc.)
En naranja → Columnas obligatorias
En verde → Columnas a eliminar
En azul → Columnas a modificar
En rojo, los cambios realizados en el archivo:
Importar el Excel con los nuevos valores
¡Ya casi está! Llegamos a la fase final: reimportar los datos.
Una vez hechos los cambios en el Excel, vuelve a la página de Contactos y haz clic en +Añadir > Importar personas.
Como el archivo ya está listo, ve directamente a la importación haciendo clic en 'Importar mi comunidad'.
Copiar y pegar tus datos en la plataforma
Copia los datos de tu Excel incluyendo los encabezados de columna. Asegúrate de que los nombres de las columnas sean exactamente iguales a los campos de información de la página Comunidad > Configuración, pégalos en el espacio indicado y haz clic en Siguiente.
Identificación de campos
Este paso permite asociar cada columna de tu Excel con los campos configurados en la página Comunidad > Configuración.
Si lo necesitas, puedes optar por ignorar algunas columnas.
Después, haz clic en "Continuar".
Vista previa antes de importar
Si hay errores, aparecerán en rojo en este paso. Puedes corregirlos directamente en la celda roja, o bien editarlos en tu archivo Excel y volver a copiar y pegar.
Si todo es correcto, haz clic en 'Continuar':
Finalizar la importación
En este paso puedes reimportar a estos socios como miembros, donantes, o añadirlos a uno o varios grupos, indicando si lo deseas la fecha de fin de pertenencia al grupo. Esta opción permite añadirlos tanto a grupos simples (fijos) como a grupos avanzados.
A continuación, haz clic en 'Importar' y listo:
Saber más
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