Poplico verifica automáticamente si un nuevo contacto ya existe en tu Comunidad en el momento de su creación. Si se detecta un duplicado, no se crea ningún contacto nuevo: la información introducida actualiza la ficha existente. Esta verificación afecta a los administradores que gestionan la base de contactos de la asociación.
¿Dónde se aplica la verificación de contactos duplicados?
La verificación de duplicados se activa en cuatro momentos de creación de cuenta en tu plataforma Poplico:
- desde la interfaz de administración, en Comunidad > Contactos, con el botón Añadir;
- desde la página de registro de tu plataforma;
- en un formulario de alta o de donaciones, cuando la persona se da de alta o realiza una donación por su cuenta;
- al añadir manualmente un participante por parte de un administrador en un formulario de alta o de donaciones.
La verificación de duplicados también se aplica al importar un archivo Excel de contactos en la Comunidad.
¿Qué verificaciones realiza Poplico para detectar un duplicado?
La detección de un duplicado se basa en dos niveles de comparación entre el nuevo contacto y los contactos existentes:
- el nombre y el apellido del nuevo contacto;
- después, la dirección de email y/o el código postal.
Cuando los dos niveles coinciden, Poplico considera que se trata de la misma persona y trata la entrada como un duplicado.
¿Qué ocurre cuando se detecta un contacto duplicado?
No se crea ningún contacto nuevo. La ficha existente se actualiza según tres reglas.
- Los campos vacíos del nuevo contacto no borran nada. Camille Martin (camille.martin@example.org) es un contacto de Mi Aso 123 con una foto de perfil. Por error, creas un contacto Camille Martin con la misma dirección de email, sin foto. La foto de perfil existente se conserva.
- La nueva información reemplaza la antigua. La dirección postal de Camille Martin es 6 calle Beauregard, 75002 París. El nuevo contacto indica 34 calle du Sentier, 75002 París. La ficha muestra ahora 34 calle du Sentier, 75002 París.
- La nueva información completa los campos vacíos. La dirección postal de Camille Martin no está registrada. El nuevo contacto indica 34 calle du Sentier, 75002 París. Esa dirección se añade a la ficha existente.
Tras la introducción de datos, la Comunidad sigue conteniendo una única ficha para la persona en cuestión, enriquecida con la información más reciente.
¿Por qué la creación de cuenta en el sitio web no activa la fusión?
Cuando un visitante crea una cuenta desde tu sitio web, el contacto creado nunca se fusiona automáticamente con un contacto existente. Es el único caso en el que la fusión automática de duplicados no se aplica.
Esta excepción protege tus contactos frente a la usurpación de identidad. La fusión automática vincula dos contactos a partir de tres datos:
- el nombre;
- los apellidos;
- el código postal.
Si una persona conoce estos tres datos de uno de tus socios y crea una cuenta a su nombre, su dirección de email quedaría vinculada a la ficha del socio existente. Tendría entonces acceso al historial de membresía y donaciones de esa persona. La excepción evita este escenario.
Las cuentas creadas desde el sitio web aparecen por tanto como contactos independientes, que deberás fusionar manualmente tras su verificación.
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