Rembourser une note de frais

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• Consulter les notes de frais en attente
• Approuver ou refuser une note de frais
• Rembourser une note de frais approuvée
• Suivre l'historique des remboursements

Consulter les notes de frais en attente

Accéder au module de gestion

1. Rendez-vous dans Comptabilité > Notes de frais
2. Vous accédez à la liste de toutes les notes de frais avec leur statut :
   • En attente : notes soumises qui nécessitent votre validation
   • Approuvée : notes validées en attente de remboursement
   • Remboursée : notes déjà remboursées
   • Refusée : notes qui n'ont pas été acceptées

Examiner une note de frais

1. Cliquez sur l'icône "Oeil" à droite de la note concernée
2. Un panneau latéral s'ouvre avec toutes les informations :
   • Contact : la personne qui a soumis la note
   • Date de la dépense : quand la dépense a été effectuée
   • Justificatif : le reçu ou la facture joint(e) (cliquez pour l'ouvrir)
   • Motif de la dépense : la description fournie par le membre
   • Catégorie : le type de dépense (transport, restauration, etc.) - La catégorie peut être modifiée si jamais celle saisie par l'utilisateur n'est pas la bonne. 
   • Montant : le montant à rembourser

Approuver ou refuser une note de frais

Approuver une note de frais

1. Dans le panneau latéral de la note de frais, cliquez sur "Approuver"
2. Une confirmation s'affiche : "La note de frais a été approuvée. Un email a été envoyé à votre contact pour l'informer. Vous pouvez maintenant procéder au remboursement selon la méthode de votre choix. Une fois le paiement effectué, n'oubliez pas de mettre à jour le statut de la note de frais."
3. Le statut de la note passe à "Approuvée"
4. Le membre reçoit automatiquement un email l'informant que sa note a été approuvée et qu'elle sera prochainement remboursée

Refuser une note de frais

1. Dans le panneau latéral de la note de frais, cliquez sur "Refuser"
2. Une fenêtre s'ouvre vous demandant de sélectionner un motif de refus :
   • Justificatif manquant ou non conforme
   • Erreur de saisie ou incohérence
   • Dépense hors délai ou période autorisée
   • Dépense non conforme à la politique interne
   • Montant excessif ou non justifié
   • Dépense personnelle ou non professionnelle
3. Sélectionnez le motif approprié et cliquez sur "Refuser la note de frais"
4. Le membre reçoit automatiquement un email l'informant du refus avec le motif, et peut soumettre une nouvelle note si nécessaire

Important : Pour les deux premiers motifs de refus, la note de frais peut être corrigée et soumise de nouveau par l'utilisateur grâce à un lien accessible depuis l'email reçu.

Rembourser une note de frais approuvée

Effectuer le remboursement

1. Ouvrez la note de frais approuvée
2. Dans le panneau latéral, section "Remboursement", renseignez :
   • Date du paiement : la date à laquelle vous avez effectué le remboursement
   • Moyen de paiement : sélectionnez le mode utilisé (Virement, Chèque, Espèces, etc.)
   • Compte en banque ou Caisse : selon le moyen de paiement choisi
3. Cliquez sur "Confirmer le remboursement"
4. Une confirmation s'affiche : "La note de frais a été remboursée. Un email a été envoyé à votre contact pour l'informer."
5. Le statut de la note passe à "Remboursée"

Enregistrement en comptabilité

• Fournitures → 606000
• Location (véhicule, matériel) → 613000
• Marketing et communication → 623000
• Frais kilométriques → 624000
• Frais de mission → 625000
• Voyages et déplacement → 625100
• Réceptions → 625700
• Poste et télécommunications → 626000
• Autres frais → 658000

• Débit : Compte de charge (6xx) selon la catégorie de dépense
• Crédit : Compte de tiers (467) lié au contact

• Débit : Compte de tiers (467)
• Crédit : Compte en banque (512) ou Caisse (530)

Suivre l'historique des remboursements

Filtrer les notes de frais

• Statut : En attente, Approuvée, Remboursée, Refusée
• Contact : pour voir toutes les notes d'une personne spécifique
• Période : pour afficher les notes sur une plage de dates donnée

Consulter les détails d'une note remboursée

• Toutes les informations initiales de la note
• Payée le : la date du remboursement
• Moyen de paiement : comment le remboursement a été effectué
• Compte en banque ou Caisse : le compte utilisé pour le paiement

Raison du refus