Les bonnes pratiques de la gestion d'une caisse

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On parle de “caisse” à chaque boîte ou pochette physique où l’on peut accumuler de l’argent en espèces. Une caisse doit être tenue avec rigueur. Chaque écart doit s’expliquer, et des mesures doivent être prises pour éviter que ça ne se reproduise.

Des régularisations sont possibles (trop rendu, manque quelques euros, etc.), mais elles doivent rester exceptionnelles et non significatives.

1. Les obligations liées à la gestion d’une caisse
2. La transcription comptable des opérations de caisse
3. Vérifier son solde de caisse et le régulariser
4. Le cas d’une caisse négative

1. Les obligations liées à la gestion d'une caisse

La réglementation en vigueur conseille de tenir régulièrement un livre de caisse.

Ce dernier doit comptabiliser toutes les opérations réalisées en espèces, sous format électronique ou papier.

Chaque mouvement de caisse doit être noté le jour de sa réalisation. Les encaissements sont distincts des décaissements par l’utilisation de deux colonnes différentes.

2. La transcription comptable des opérations de caisse

La régularité de la saisie peut être adaptée en fonction de l’utilité de la caisse.

Prenons un exemple.

J’ai 2 caisses dans mon association - j’ai donc deux comptes 531XXX sur AssoConnect :

• La caisse accueil (531001) : pour les adhésions
• La caisse buvette (531002) : pour les matchs hebdomadaires avec vente boissons & snacks

Pour la caisse accueil

Je suis avec précision le livre de caisse : ce sont des montants importants qui nécessitent un suivi fin. En effet, j’ai besoin d’avoir le détail des adhésions payées par adhérent afin d’avoir un suivi précis par personne.

Cette caisse sert aussi pour les petits achats. Je note donc précisément toutes les sorties pour pouvoir le reprendre lors de la saisie de l’achat/facture dans AssoConnect.

Remise d'espèces

De temps en temps, je remets des espèces de cette caisse en banque pour la vider. J’y laisse quand même un petit montant en fond de caisse pour pouvoir rendre la monnaie. J'enregistre la remise sur AssoConnect depuis Comptabilité > Saisie → Dépôt/Retrait d'espèces.

Pour la caisse buvette

La caisse est utilisée pour des petites ventes (Boissons & Snacks) lors d’événements.

Pour simplifier la gestion, on pourrait effectuer un comptage manuel à chaque fin d’événement (ex : le dimanche après le match). Ainsi, on comptabilise les recettes uniquement après l’événement dans son cahier de caisse et dans AssoConnect.

Remise en banque

Comme pour la caisse Accueil, je remets de temps en temps des espèces de la caisse Buvette en banque pour la vider. J’y laisse quand même un petit montant en fond de caisse pour pouvoir rendre la monnaie.

Retrait en banque

Pour des événements plus gros (ex : tournois), j’ai potentiellement besoin de plus de fond de caisse. Dans ce cas, je peux effectuer un retrait d’espèces en banque, que je note dans le cahier de caisse et sur AssoConnect.

3. Vérifier son solde de caisse et le régulariser

Vous devez vous assurer que votre caisse est parfaitement tenue, en effectuant des contrôles réguliers.

À la fermeture d’un événement, chaque jour, semaine ou mois (selon l’activité de l’association), il faut vérifier la caisse par un comptage manuel.

La vérification du solde de caisse s’effectue en faisant un rapprochement entre :

• Le solde théorique (solde de l’ouverture + encaissements – décaissements) ;
• Le solde réel obtenu d’un décompte physique.

Si le livre de caisse et la comptabilité sont tenus rigoureusement, vous devez avoir

Solde théorique (livre ou cahier de caisse)
= Comptabilité dans AssoConnect
= Solde réel de la caisse

En cas d’écart, il est impératif de :

• trouver rapidement son origine (ex : erreur de caisse, vol, etc.) ;
• le rectifier (ex : comptabiliser les achats payés avec les espèces d’une caisse, enregistrer les dépôts ou retraits en banque oubliés, etc.).

Si vous n’avez pas d’explication, vous pouvez passer une régularisation de caisse en saisie avancée, via les comptes de perte & profit.

Ex. Si j’ai 5€ en plus sur ma caisse Buvette qu’en comptabilité (531002), je passe :

Ex. Si j’ai 0.50€ en moins sur ma caisse Accueil qu’en comptabilité (531001), je passe :

4. Caisse négative

Vous ne pouvez pas avoir une caisse négative. Dans la vie réelle, quand il n’y a plus une pièce dans votre caisse physique, vous ne pouvez plus en retirer de la caisse.

Le solde de caisse est toujours débiteur ou nul.

En effet, un solde négatif signifie qu’il y a plus de sorties que de rentrées d’argent.

Afin d’obtenir ce solde débiteur, la caisse est :

• Débitée du montant des encaissements, provenant des ventes ;
• Créditée du montant de l’argent décaissé, utilisé pour les achats ou les dépôts en banque.

Pourquoi le solde de caisse est-il toujours débiteur ?

• Le solde de caisse est augmenté par le montant des encaissements reçus (ex : vente à la buvette) ;
• Il est diminué par le montant des décaissements (ex : sandwich payé avec l’argent de la caisse pour les bénévoles qui tiennent le stand).

Souvent, un solde négatif indique une erreur de caisse. Cependant, dans certains cas, l’écart est dû à un vol. Un contrôle quotidien donne la possibilité de détecter immédiatement ces erreurs et permet de les corriger.

Pour en savoir plus sur le sujet : Comment gérer une caisse négative ?

Conclusion

Si vous avez beaucoup de dépenses réglées en espèces, ouvrez un cahier de caisse (de type agenda journalier) dans lequel vous reportez :

• le solde initial de caisse ;
• les sorties de caisse ;
• les entrées en caisse ;
• le solde final jour par jour.

Cette méthode vous permettra de contrôler rapidement à tout moment le solde théorique de caisse mentionné sur ce cahier, le solde réel d’espèces en caisse et à chaque fin de mois/année, le solde comptable du compte de caisse.