Facturation sur les dépassements de contacts dans la Communauté

La facturation de votre abonnement est faite en fonction du nombre de contacts présents dans votre base de données à la date anniversaire de votre abonnement.

Cet article vous permettra de comprendre comment se passe la facturation. À savoir :

• La définition de "contact"
• Le système de palier
• Le lancement de la facturation
• Calcul de la facturation sur le dépassement des contacts

Définition d'un "contact"

Un contact peut être un membre, adhérent, donateur, bénévole, salarié, etc. En d'autres mots, une personne ayant une fiche profil dans Communauté > Contacts est un contact, elle est donc prise en compte lors de la facturation.

Vous pouvez suivre facilement le nombre de contacts à deux endroits :

• Au niveau du Tableau de bord ;
• Ou en regardant le nombre de lignes (nombre de fiches profils) dans Communauté > Contacts.

A noter : si vous avez accès à l'application Structures, une structure est un contact, au même titre qu'une personne physique.

Système de paliers

Votre abonnement est basé sur des paliers, selon votre nombre de contacts.
Exemple : l'offre Sérénité à 26€ vous permet de gérer votre association avec un maximum de 50 contacts. 

Vous déterminez votre palier de base au moment du choix de votre abonnement à AssoConnect.

Pour ne pas vous bloquer lors de périodes d’affluences (lancement des adhésions, dons, etc.), la plateforme vous permet de dépasser le nombre de contacts du palier que vous avez choisi.

En revanche, si vous conservez un nombre de contacts supérieur à votre palier pendant la période de facturation (cf. section suivante), une facture supplémentaire sera générée.

Pour éviter cette facturation du supplément, vous avez plusieurs possibilités :

• Archiver les contacts qui ne sont plus actifs (voir l'article : archiver une personne). Les contacts archivés sont toujours accessibles dans la base des personnes archivées. En revanche, ils ne sont pas pris en compte pour la facturation au même titre que les contacts actifs.
• Changer de palier si votre association est en croissance. En effet, il sera plus intéressant de vous diriger vers un autre palier plutôt que de recevoir des factures supplémentaires chaque mois en raison des dépassements.

Calendrier de facturation

Le système de facturation des suppléments (contacts supplémentaires et autres offres optionnelles) a lieu chaque mois.

Il s'exécute normalement au jour-anniversaire de votre abonnement, mais peut être amené à avoir un léger décalage.

Vous avez un abonnement mensuel

En cas de dépassement de palier, votre association sera facturée pour votre abonnement et le dépassement au même moment.

Une facture sera émise avec le montant de l'abonnement pour le mois suivant et l'ensemble des suppléments du précédent mois.

Vous avez un abonnement annuel

Dans ce cas, le système de facturation des suppléments (contacts supplémentaires et autres offres optionnelles) a lieu chaque mois.

Une facture sera émise pour l'ensemble des suppléments du précédent mois.

Si vous dépassez votre palier lors du lancement de la facturation, vous serez facturé pour le dépassement.

Calcul de la facturation sur le dépassement des contacts

Prenons une association et deux exemples concrets pour poser les bases du calcul. 

Je suis une association avec un abonnement à l'offre Sérénité. J'ai 40 contacts et paye annuellement 312€. J'ai démarré mon abonnement le 15 janvier.

Dépassement sans facturation supplémentaire

Scénario 1

Je lance mes adhésions quelques jours plus tard.

Je monte à 70 contacts. Le 10 février, j'archive les membres de l'année précédente qui n'ont pas  renouvelé leur adhésion.

Suite à l'archivage, je redescends à 48 contacts.

• Le 15 février, je suis donc toujours dans mon palier (50 membres max).
• Même si j'ai dépassé le palier pendant les 30 jours écoulés, je suis dans les clous au jour-anniversaire de mon abonnement. Aucune facture n'est émise.

Dépassement avec facturation supplémentaire

Scénario 2

Cette fois-ci, je lance mes adhésions et mes dons en même temps. Les deux actions font passer mon association de 40 personnes à 130 contacts !

Tout le monde est actif, je n'archive personne avant le 15 février. Je dépasse alors mon palier (limité à 50 contacts), mais aussi le palier suivant (limité à 100 contacts).

Calculons le coût supplémentaire facturé :

• Le coût du palier actuel (1 à 50 contacts), rapporté au mois, est de 26€. Je les ai déjà payés au moment de mon abonnement ;
• Le coût du palier sur lequel je me trouve (101 à 150 contacts) est de 37€. Je ne les ai pas payés.

Il me reste une différence de 37€ - 26€ = 11€ à payer.

Un autre exemple imagé