Détecter et fusionner automatiquement les doublons de contacts

AssoConnect vérifie automatiquement si un nouveau contact existe déjà dans votre Communauté au moment de sa création. Si un doublon est détecté, aucun nouveau contact n'est créé : les informations saisies mettent à jour la fiche existante. Cette vérification concerne les administrateurs qui gèrent la base de contacts de l'association.

Où la vérification des doublons de contacts s'applique-t-elle ?

La vérification des doublons se déclenche à quatre moments de création de compte sur votre plateforme AssoConnect :

• depuis l'interface d'administration, dans Communauté > Contacts puis le bouton Ajouter ;
• depuis la page d'inscription de votre plateforme ;
• dans un formulaire d'adhésion ou de don, quand la personne adhère ou fait un don elle-même ;
• lors de l'ajout manuel d'un participant par un administrateur dans un formulaire d'adhésion ou de don.

La vérification des doublons s'applique également lors de l'import d'un fichier Excel de contacts dans la Communauté.

Quelles vérifications AssoConnect effectue-t-il pour détecter un doublon ?

La détection d'un doublon repose sur deux niveaux de comparaison entre le nouveau contact et les contacts existants :

1. le nom et le prénom du nouveau contact ;
2. puis l'adresse e-mail et/ou le code postal.

Quand les deux niveaux correspondent, AssoConnect considère qu'il s'agit de la même personne et traite la saisie comme un doublon.

Que se passe-t-il en cas de doublon de contact détecté ?

Aucun nouveau contact n'est créé. La fiche existante est mise à jour selon trois règles.

• Les champs vides du nouveau contact n'effacent rien. Camille Martin (camille.martin@example.org) est un contact de Mon Asso 123 avec une photo de profil. Vous créez par erreur un contact Camille Martin avec la même adresse e-mail, sans photo. La photo de profil existante est conservée.
• Les nouvelles informations remplacent les anciennes. L'adresse postale de Camille Martin est 6 rue Beauregard, 75002 Paris. Le nouveau contact indique 34 rue du Sentier, 75002 Paris. La fiche affiche désormais 34 rue du Sentier, 75002 Paris.
• Les nouvelles informations complètent les champs manquants. L'adresse postale de Camille Martin n'est pas renseignée. Le nouveau contact indique 34 rue du Sentier, 75002 Paris. Cette adresse est ajoutée à la fiche existante.

Après la saisie, la Communauté ne contient toujours qu'une seule fiche pour la personne concernée, enrichie des informations les plus récentes.

Pourquoi la création de compte sur le site Internet ne déclenche-t-elle pas de fusion ?

Quand un visiteur crée un compte depuis votre site Internet, le contact créé n'est jamais fusionné automatiquement avec un contact existant. C'est le seul cas où la fusion automatique de doublons ne s'applique pas.

Cette exception protège vos contacts contre l'usurpation d'identité. La fusion automatique rapproche deux contacts à partir de trois informations :

• le nom ;
• le prénom ;
• le code postal.

Si une personne connaît ces trois informations sur l'un de vos adhérents et crée un compte à son nom, son adresse e-mail est rattachée à la fiche de l'adhérent existant. Elle accède alors à l'historique d'adhésion et de dons de cette personne. L'exception évite ce scénario.

Les comptes créés depuis le site Internet apparaissent donc comme des contacts distincts, à fusionner manuellement après vérification.