Comment rembourser une note de frais depuis votre Compte Pro ?

En tant qu'administrateur ou trésorier, vous devez rembourser les notes de frais validées de vos membres, bénévoles et salariés. Si votre association dispose d'un Compte Pro actif, vous pouvez désormais déclencher le virement de remboursement directement depuis AssoConnect, sans vous connecter à votre banque. Cet article vous explique comment procéder.

Pour la validation des notes de frais et le remboursement par un autre moyen (virement externe, chèque, espèces), consultez l'article Rembourser une note de frais.

Cet article traite des points suivants :

• Comment vérifier les conditions avant de rembourser une note de frais depuis le Compte Pro ?
• Comment effectuer le virement de remboursement depuis le Compte Pro ?
• Comment suivre le statut du remboursement d'une note de frais ?
• Comment réagir en cas d'échec du virement de remboursement ?
• Comment rembourser une note de frais par un autre moyen (paiement hors ligne) ?

Comment vérifier les conditions avant de rembourser une note de frais depuis le Compte Pro ?

Pour rembourser une note de frais depuis le Compte Pro, les quatre conditions suivantes sont nécessaires :

• Votre association a un Compte Pro actif.
• Vous êtes administrateur du Compte Pro : un trésorier sans droits Compte Pro peut déclarer un paiement hors ligne, mais pas déclencher le virement.
• La note de frais est validée, au statut À rembourser.
• Le contact à rembourser est associé à un bénéficiaire avec un IBAN valide.

Selon votre situation, le bouton Effectuer un virement peut être désactivé. Un texte sous le bouton en donne la raison.

Ce contact n’a pas encore de bénéficiaire. Ajouter un bénéficiaire

Cela signifie que le contact n'a pas de bénéficiaire enregistré sur votre Compte Pro. Cliquez sur le lien pour l'enregistrer dans Compte Pro > Bénéficiaires.

Réservé aux administrateurs Compte Pro. Ajouter un administrateur 

Cela signifie que vous n'avez pas les droits Compte Pro. Demandez à être ajouté en tant qu'administrateur du Compte Pro pour effectuer l'opération, ou adressez-vous à un administrateur principal.

En savoir plus sur les administrateurs Compte Pro : Ajouter un administrateur Compte Pro.

Comment effectuer le virement de remboursement depuis le Compte Pro ?

Rendez-vous sur l'interface des notes de frais et ouvrez une note de frais au statut À rembourser.

Dans le panneau latéral, cliquez sur Effectuer un virement, puis renseignez les éléments demandés :

• Compte : le Compte Pro utilisé pour le virement (pré-rempli)
• Libellé (facultatif) : un intitulé libre pour votre suivi
• Référence (facultatif) : 35 caractères maximum, lettres et chiffres uniquement
• Date d'exécution : aujourd'hui par défaut. Vous pouvez choisir une date future pour planifier le virement

Cliquez ensuite sur Continuer.

La fenêtre Récapitulatif s'affiche avec le détail du virement : montant TTC, compte, date, bénéficiaire, IBAN, libellé et référence. Vérifiez les informations, puis cliquez sur Confirmer le paiement.

Vous êtes ensuite redirigé vers la validation sécurisée de votre Compte Pro : confirmez l'opération à l'aide de votre smartphone. 

Vous revenez ensuite sur la note de frais, où une bannière confirme que le virement a bien été pris en compte.

Le virement est envoyé au format SEPA (Single Euro Payments Area) classique et exécuté sous 1 jour ouvré.

Suivre le statut du remboursement

• Paiement en cours : le virement est initié et en attente d'exécution.
• Paiement planifié : le virement est programmé pour une date future. Un email est envoyé au contact dès que le paiement est effectué.
• Remboursé : le virement est exécuté. Un email de confirmation est envoyé au contact.
• Échec : le virement n'a pas pu être effectué. Les causes possibles sont détaillées dans la section « Comment réagir en cas d'échec du virement de remboursement ? ».

Une fois la note de frais remboursée, le panneau latéral affiche le détail du remboursement :

• Date d'exécution
• Moyen de paiement : Virement Compte Pro
• Compte utilisé
• Traité par : l'administrateur ayant déclenché le virement
• Libellé, Référence et ID du virement
• Voir l'opération bancaire : lien vers la transaction dans votre Compte Pro

Pour le détail des écritures comptables, consultez l'article Rembourser une note de frais.

En cas d'échec du virement

Le virement peut échouer pour plusieurs raisons, par exemple :

• compte du bénéficiaire inconnu ;
• fonds insuffisants sur le Compte Pro ;
• IBAN du bénéficiaire invalide.

Corrigez la cause de l'échec, puis relancez le virement depuis la note de frais ou enregistrez le remboursement par un autre moyen de paiement. La note de frais reste au statut À rembourser jusqu'au remboursement effectif.

Comment rembourser une note de frais par un autre moyen (paiement hors ligne) ?

Le lien Déclarer un paiement reste disponible même sans Compte Pro ou sans droits Compte Pro. Ce lien permet d'enregistrer un remboursement effectué par un autre moyen : virement externe, chèque ou espèces.

La marche à suivre est décrite dans l'article Rembourser une note de frais.