Poplico permet d'enregistrer les coupons de remise (Pass'Sport, chèque ANCV, Coupon Sport CAF, Ticket Sport/Culture, etc.) qu'un organisme tiers verse pour financer l'adhésion d'un membre. Tous ces dispositifs d'aide se gèrent de la même façon : vous enregistrez une réduction ou un moyen de paiement dédié sur l'inscription, puis la recette versée par l'organisme. Cet article prend les dispositifs les plus courants comme exemples.
- Gestion des coupons avec inscription et paiement en ligne
- Gestion des coupons sans paiement en ligne
Gestion des coupons avec inscription et paiement en ligne
Paramétrage de la base de données (facultatif)
Il peut être utile de paramétrer sa base de données de votre côté à des fins statistiques, mais aussi pour que vos membres présents ou futurs puissent vous communiquer des informations lors de leur inscription. Les paramétrages ci-dessous sont proposés à titre indicatif.
Pour accéder aux paramétrages, direction Paramètres > Communauté.
Nous vous recommandons ici de créer une nouvelle catégorie d'informations. Les catégories d'informations permettent de segmenter ce que vous demandez et ont aussi un rôle dans la clarté et la lisibilité de vos collectes en ligne. En savoir plus sur les catégories
Vous pouvez par exemple créer une catégorie "Bénéficiaire de dispositif(s) d'aide au financement de la pratique associative ?".
Dans cette catégorie, plusieurs champs peuvent être créés :
- Votre (ou vos) dispositif(s) d'aide - champ à choix multiple
Indiquez ici les différents dispositifs que vous acceptez dans votre association. Par exemple : Pass'Sport ; Chèque(s) ANCV ; Coupon Sport CAF ; Ticket sport culture, etc.
- Autre(s) dispositif(s) d'aide - champ en texte libre
Ce champ recueille des informations sur d'autres dispositifs, que vous ajoutez ensuite au champ à choix multiple.
- Montant total de la (ou des) réduction(s) - champ numérique
Ce champ indique le montant total des dispositifs d'aide auxquels le membre est éligible dans votre association. Vérifiez ce montant côté administrateur avant la validation finale des réductions.
Poplico ne peut pas vérifier l'authenticité de tel ou tel dispositif d'aide au financement. En revanche vous pouvez proposer des champs supplémentaires si besoin.
Par exemple, vous pouvez avoir un champ de type "Document à télécharger" où vous demandez un pdf avec les dispositifs d'aide de l'inscrit. Ceci vous permettra par ailleurs de conserver une trace numérique des dispositifs d'aide de chacun.
Au final, vous pouvez donc arriver à ce type de résultat :
Côté paramétrage
Sur un formulaire d'inscription en ligne (ou hors-ligne)
Prérequis pour permettre le paiement du solde restant en ligne
Il y a deux prérequis pour aboutir à l'envoi d'un lien de paiement en ligne par carte bancaire :
1. Activez l'application Demandes d'adhésion
Cette application ne vous dit rien ? Consultez cet article sur le Fonctionnement des demandes d'adhésion.
Si vous souhaitez gérer les dispositifs d'aide pour les événements ou la boutique, reportez-vous à la section Gestion des coupons sans paiement en ligne.
2. Créez votre compte en ligne
Envoyer un lien de paiement en ligne nécessite d'avoir un service de paiement en ligne pour recevoir le paiement. En savoir plus sur le compte en ligne.
Il n'est pas possible de proposer un autre prestataire bancaire que celui paramétré sur Poplico, ni de bénéficier des automatisations liées au paiement en ligne sans ce service. Si vous ne souhaitez pas encaisser en ligne avec Poplico, reportez-vous à la section Gestion des coupons sans paiement en ligne.
Paramétrage du formulaire de demandes d'adhésion
Aucun paramétrage particulier à faire ! Tout est présent dans l'article sur le fonctionnement de l'application. Pensez juste à demander les champs que vous avez créés pour le suivi des coupons de remises.
Conseil : mettez en facultatif plutôt qu'en obligatoire les informations liées aux réductions. Ainsi, les personnes n'ayant pas de réductions ne seront pas bloquées.
Rappel : il n'est pas possible de transformer un formulaire d'adhésion en formulaire de demande d'adhésion.
Validation des inscriptions et des dispositifs d'aide
Voyons ici deux cas de figure :
➡️ Vous avez les informations sur les réductions et les justificatifs associés en format numérique
C'est parfait, il ne vous reste qu’à appliquer la réduction totale à laquelle est éligible l'inscrit. Vous pourrez ensuite valider l'inscription et envoyer le lien de paiement. Le montant de la réduction apparaîtra sur le reçu ou la facture.
➡️ Vous désirez vérifier les justificatifs papier avant toute chose
Dans ce cas, il faudra attendre que l'inscrit vous ait apporté ses justificatifs avant de les valider. Le paiement en ligne aura donc moins de pertinence dans ce cas précis.
Mais n'oublions pas les avantages du paiement en ligne :
- pas besoin de s'embêter avec un suivi des chèques et de leurs échéances ;
- proposez des facilités de paiement avec le paiement en plusieurs fois ;
- 0€ de frais de transaction si vous avez activé les pourboires ;
- génération automatique des écritures comptables ;
- simple et rapide, l'inscrit peut le faire devant vous en deux minutes ! (ou tranquillement à la maison)
Dans ces deux cas de figure, validez l'inscription puis envoyez le lien de paiement en ligne pour régler le solde restant 😊
Les écritures comptables sont générées automatiquement, avec une écriture négative sur le compte 709000 - Ristourne. À ce stade, la totalité de la somme n'est pas encaissée sur Poplico : il reste à enregistrer le paiement du tiers payeur (organisme à l'origine du dispositif d'aide) à l'association.
Suivi comptable
Point sur le paramétrage
Le paramétrage que nous allons vous proposer ici est facultatif, mais peut servir si vous tenez à coller à la réalité comptable sur l'enregistrement des dispositifs d'aide. N'oublions pas qu'au final, ce n'est pas le membre qui vous règle l'aide, mais l'organisme à la source de cette aide.
➡️ Paramétrage d'une ou plusieurs catégories comptables
Si vous souhaitez proposer le paiement en ligne après l'application des réductions dues à l'aide, il peut être utile de créer une (ou des) catégorie(s) comptable(s) liées aux dispositifs d'aide. Ceci se fait dans Comptabilité > Paramétrage > Catégories > Recettes.
Nous vous recommandons un compte générique 7088XX - Dispositifs d'aides à l'inscription.
Rien ne vous empêche d'apporter plus de détail avec des sous-comptes "ANCV", "Pass'Sport", etc.
➡️ Création des comptes de tiers payeurs
Cette étape est également facultative, mais apporte un suivi comptable plus précis.
Vous pouvez donc configurer des tiers clients dans Comptabilité > Paramétrage > Tiers. Vous pourrez ainsi associer précisément les recettes aux différents organismes vous versant l'argent des aides. En savoir plus sur les comptes de tiers
Enregistrement d'une saisie comptable des comptes payeurs
Reste à faire une saisie comptable pour indiquer la réception du paiement du ou des tiers. Pour ceci, rendez-vous dans le module de Saisie > Recette.
Voici un exemple de saisie possible :
Ce qui se passe sur le compte de résultat
- Les adhésions sont créditées de manière normale, réductions comprises.
- Le compte de ristourne est alimenté automatiquement en fonction des réductions que vous avez renseignées
- Les paiements du ou des tiers payeurs équilibrent tout ou partie du compte de ristourne (catégorie Dispositifs d'aide à l'inscription).
Statistiques
Poplico ne propose pas de statistiques dédiées aux dispositifs d'aide. Vous pouvez en revanche exporter au format Excel les documents comptables (comme le compte de résultat) pour obtenir une vision globale des ristournes et des résultats liés aux dispositifs d'aide.
Pour un détail exhaustif, exportez les informations présentes dans la base de données. Cet export nécessite au préalable d'avoir créé les champs et de disposer d'informations à jour dans les profils des membres (voir la section Paramétrage de la base de données).
Enfin, pour avoir des informations liées à une collecte en particulier, vous pouvez faire un export Excel de la liste des inscrits. Celui-ci vous permettra d'avoir un autre niveau de détail sur les inscrits.
Gestion des coupons sans paiement en ligne
Deux solutions s'offrent à vous ici :
- Enregistrer une réduction lors de l'inscription
- Enregistrer les coupons comme moyens de paiement lors de l'inscription
Enregistrer une réduction lors de l'inscription
Quel que soit le formulaire, vous pouvez indiquer une réduction lors de la saisie de l'inscrit. Dans ce cas, le paiement final correspond à l'argent que l'inscrit paie de sa poche.
Après cette opération, enregistrez la recette correspondant au paiement par l'organisme émetteur des coupons. Pour en savoir plus, consultez la section Suivi comptable.
Enregistrer les coupons comme moyens de paiement lors de l'inscription
Vous pouvez aussi enregistrer les coupons comme moyens de paiement lors de l'inscription. Dans ce cas, il ne faut pas enregistrer de réductions liées à des coupons. Le coupon sera enregistré lors de l'enregistrement comptable de l'inscription.
Pour enregistrer des moyens de paiement différents (chèque et Pass'Sport par exemple), cliquez sur Paiement ultérieur lors de l'enregistrement comptable, puis sur Ajouter une échéance. Indiquez la même date pour les deux échéances et sélectionnez un moyen de paiement différent pour chacune. Les deux versements apparaissent alors sur l'inscription avec leur moyen de paiement respectif.
Le moyen de paiement "Autres chèques" est le plus adapté pour gérer les coupons. Il nécessitera par contre une opération supplémentaire : enregistrer une remise de ces "autres chèques". Ceci se fait comme une remise de chèque normale dans le logiciel. En savoir plus sur les remises de chèques
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