Le Grand livre – Centre d'Aide

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Qu'est-ce que le Grand Livre ?
Qui peut y accéder ?
Comment consulter le Grand Livre ?
Les différents types de Grand Livre
Comment exporter le Grand Livre ?
Pourquoi les tiers n'apparaissent-ils pas dans l'export ?

Qu'est-ce que le Grand Livre ?

Le Grand Livre est un document comptable fondamental. Il reprend l'ensemble des écritures comptables, classées par compte puis par date. Contrairement au Journal, qui liste les écritures dans l'ordre chronologique, le Grand Livre vous permet de voir toute l'activité d'un compte donné en un coup d'œil.

Qui peut y accéder ?

Les administrateurs principaux et les administrateurs ayant accès à la comptabilité (y compris en consultation seule) peuvent consulter le Grand Livre depuis Comptabilité > Documents.

À noter : les organisations dépendantes (sections) dont la comptabilité est consolidée au niveau supérieur n'ont accès qu'à une version simplifiée du Grand Livre, limitée aux comptes des classes 6 et 7.

Comment consulter le Grand Livre ?

Rendez-vous dans Comptabilité > Documents, puis sélectionnez l'onglet Grand Livre.

Depuis cette page, vous pouvez :

Filtrer par compte : saisissez le numéro ou l'intitulé d'un compte pour n'afficher que les écritures qui lui sont rattachées.
Choisir une date : le Grand Livre s'affiche depuis le début de l'exercice jusqu'à la date que vous sélectionnez (par défaut, la fin de l'exercice en cours). L'exercice est déduit automatiquement de cette date.
Choisir le type de Grand Livre : général, client, fournisseur ou contact.

Les écritures s'affichent avec, pour chaque ligne : la date, le libellé, le tiers associé, le journal, le montant au débit, le montant au crédit, et le solde cumulé.

À noter : il n'est pas possible de choisir une date de début, le Grand Livre part toujours du premier jour de l'exercice. Pour consulter les écritures entre deux dates précises (par exemple du 01/08 au 31/08), utilisez Comptabilité > Documents > Journal ou Comptabilité > Recherche. Ces deux pages proposent un filtre « entre … et … ».

Les différents types de Grand Livre

Poplico propose quatre types de Grand Livre, accessibles depuis le sélecteur en haut de la page Comptabilité > Documents > Grand Livre :

Grand Livre général

Il regroupe l'ensemble des comptes de votre plan comptable. Vous pouvez filtrer sur un compte précis ou afficher tous les comptes.

Grand Livre client

Il affiche les écritures du compte 411 (Clients). Il permet de repérer facilement les factures non encaissées et de suivre chaque client individuellement.

Grand Livre fournisseur

Il affiche les écritures du compte 401 (Fournisseurs). Il permet d'identifier les factures non réglées et de suivre chaque fournisseur individuellement.

Grand Livre contact

Il affiche les écritures du compte 467 (Contacts), et permet de voir les opérations liées à vos contacts (adhérents, donateurs, participants à des événements, etc.) lorsque celles-ci ne passent pas par un compte client ou fournisseur. Chaque mouvement sur ce compte est associé à un contact identifié dans votre base.

Comment exporter le Grand Livre ?

Depuis la page Comptabilité > Documents > Grand Livre, une fois vos filtres paramétrés et les résultats affichés, cliquez sur l'icône d'export (Excel ou PDF) en haut de la page.

Selon la profondeur de votre comptabilité, le téléchargement démarre immédiatement ou vous recevez le fichier par email.

Dans l'export du Grand Livre général, les tiers ne sont plus affichés pour les comptes qui ne sont pas des comptes de tiers, c'est-à-dire les comptes hors classe 4.

Les tiers restent visibles dans l'interface Poplico et dans la recherche : rien ne change pour votre consultation quotidienne.

Bonne nouvelle : les tiers restent visibles dans l'interface et dans la recherche. Rien ne change pour votre consultation quotidienne.

Pourquoi ce choix ?

Le plan comptable est organisé en 7 classes de comptes (8 en comptant les comptes hors bilan).

La classe 4 regroupe les comptes de tiers : ce sont les seuls comptes pour lesquels associer un tiers a une réelle signification comptable.

Pour les autres classes (charges, produits, trésorerie, etc.), afficher un tiers n'apporte pas de valeur comptable et peut même générer des données incorrectes lorsqu'un règlement est lié à plusieurs comptes de tiers. L'export du Grand Livre se doit d'être un document fiable et conforme.

Les tiers restent affichés dans l'interface Poplico pour votre gestion quotidienne. Si vous souhaitez suivre les opérations par tiers depuis les exports, plusieurs solutions existent :

Les tiers s'affichent toujours en affichage pour une gestion quotidienne. Si vous souhaitez réaliser le suivi depuis les exports, plusieurs solutions s'offrent à vous :

L'export du Grand Livre Contact : pour toutes les opérations liées à vos contacts (adhérents, donateurs, participants), utilisez ce Grand Livre dédié au compte 467. Il vous donne une vision précise des mouvements par contact.
L'export du Grand Livre Auxiliaire (client ou fournisseur) : si vous avez activé la comptabilité auxiliaire, il vous permet de suivre les opérations ventilées par tiers client (411) ou fournisseur (401).
La recherche Poplico : depuis Comptabilité > Recherche, vous pouvez également visualiser les écritures liées à des tiers et ouvrir n'importe quelle opération pour en voir le détail.

Et pour les pros d'excel :

Dans l'export général, il est possible d'ajouter une colonne et une formule pour utiliser l'id de la pièce comme identifiant partagé.

=XLOOKUP(C2, Contact!$C:$C, Contact!$F:$F, "")

Où C2 = colonne id_piece de l'export général, et Contact!$C:$C / Contact!$F:$F = colonnes id_piece et tiers de l'export Contact.

La colonne tiers sera reconstituée grâce à l'id de la pièce.

Pour en savoir plus