Cet article explique comment enregistrer un don versé en même temps qu'une adhésion ou un billet d'événement (paiement couplé). Il s'adresse aux responsables associatifs qui gèrent les adhésions et la comptabilité. Deux méthodes existent : proposer une option de don directement dans le formulaire, ou saisir le don en comptabilité.
- Comment proposer un don en même temps que la prise d'adhésion ou de billet d'événement ?
- Comment paramétrer un don dans un formulaire d'adhésion ou une billetterie ?
- Comment saisir en comptabilité un don reçu en même temps qu'une adhésion, sans passer par un formulaire ?
- Comment regrouper des écritures de don et d'adhésion ?
- Comment enregistrer le paiement de l'adhésion et du don ?
Comment proposer un don en même temps que la prise d'adhésion ou de billet d'événement ?
Le don proposé dans un formulaire d'adhésion ou une billetterie n'est pas enregistré comme un don distinct dans la Communauté : il reste rattaché à la commande d'adhésion. Un seul document est généré pour l'ensemble de la commande (adhésion + don), sans attestation fiscale isolée pour le don. Pour un suivi comptable ou fiscal séparé, saisissez le don en comptabilité (section « Comment saisir en comptabilité un don reçu en même temps qu'une adhésion, sans passer par un formulaire ? »).
Vous pouvez proposer à vos contacts de verser un don lorsqu'ils adhèrent à votre association ou s'inscrivent à un événement.
Comment paramétrer un don dans un formulaire d'adhésion ou une billetterie ?
- Ouvrez Formulaires > Adhésions pour un formulaire d'adhésion, ou Formulaires > Événements pour une billetterie.
- Ouvrez le formulaire concerné.
- Allez à l'étape Tarifs et formules d'adhésion (formulaire d'adhésion) ou Tarifs (billetterie).
- Créez un premier tarif si le formulaire n'en contient aucun : l'option de don apparaît seulement après la création d'un tarif.
- Cliquez sur + Tarif ou formule (ou + Tarif pour une billetterie).
- Sélectionnez Don ponctuel.
L'option de don s'affiche désormais parmi les formules proposées dans le formulaire.
Les éléments paramétrables du don dans un formulaire
Pour le don que vous paramétrez, vous pouvez choisir les éléments suivants :
- Déterminer le montant du don ou le laisser à l'appréciation du donateur (Montant libre) ;
- Afficher ou non le don parmi les formules proposées : par défaut, il est affiché ;
- Ajouter automatiquement la personne qui effectue un don à un groupe de votre Communauté ;
- Attribuer le don à un compte comptable spécifique : par défaut, le don est attribué au compte comptable Dons et Collectes. Si ce compte convient, ne renseignez aucune catégorie.
Les documents générés pour un don versé avec une adhésion
Si vous émettez des factures pour vos adhésions ou vos billets d'événements, la facture ne fera pas apparaître le don. Il sera par contre possible d'émettre une attestation fiscale pour le don.
Admettons que vous avez activé l'émission de factures et qu'une personne :
- prend une adhésion à 50 euros ;
- fait en même temps un don de 100 euros ;
- paye les 150 euros immédiatement en ligne.
Elle repart avec une facture de 50 € et une attestation fiscale sur 100 €.
L'enregistrement du don en comptabilité
Le don est enregistré en comptabilité directement dans le bon compte comptable : soit le compte paramétré par défaut, soit celui que vous avez indiqué lors de la configuration du formulaire.
Les limites du don proposé dans un formulaire d'adhésion ou une billetterie
Le don proposé dans un formulaire d'adhésion ou une billetterie présente les limites suivantes :
- Le don versé en même temps qu'une adhésion n'est pas traité dans la Communauté : la personne qui verse un don via un formulaire d'adhésion n'apparaît pas comme donatrice (badge cœur vert) dans la Communauté ;
- Si vous avez demandé l'émission d'une attestation fiscale, celle-ci porte sur l'ensemble de la commande, et pas uniquement sur la partie don ;
- Il n'est pas possible de proposer un don si vous avez activé la TVA sur vos formules d'adhésion ou vos tarifs d'événements ;
- Vous ne pouvez proposer qu'une seule formule de don par formulaire d'adhésion ou par billetterie.
Comment saisir en comptabilité un don reçu en même temps qu'une adhésion, sans passer par un formulaire ?
Si le don n'est pas passé par une option Don ponctuel dans le formulaire d'adhésion, saisissez le don directement en comptabilité.
Votre adhérent adhère à votre association via un formulaire d’adhésion en ligne pour l’année. Son adhésion est de 400 €, qu’il décide de payer par chèque. Et belle surprise, il vous fait généreusement un chèque de 430 € (400 € pour l'adhésion + 30 € de don). Ces 30 euros de don ne sont pas passés par un formulaire. Voyons ensemble comment gérer comptablement la situation.
La manipulation se fait en deux temps : enregistrer d'abord la promesse de don, puis le paiement.
Cas 1 : enregistrer le don en comptabilité, sans formulaire de don
Vous n'avez pas activé l'application Dons, qui permet de suivre dans votre base de données les personnes ayant fait un don à l'association. Vous enregistrez donc le don directement en comptabilité.
Dans Options avancées, cochez Lier à une personne ou un tiers et sélectionnez le contact qui a émis le chèque.
Cliquez sur Enregistrer.
L'écriture de don apparaît désormais dans Comptabilité > Saisie > Dettes et Créances, en attente de paiement.
Cas 2 : enregistrer le don depuis un formulaire de don
Vous avez activé l'application, vous pouvez ajouter le don dans un formulaire de don dédié.
Pour cela, ouvrez le formulaire concerné depuis la page Formulaires > Dons et ajoutez manuellement le don effectué. Vous pourrez ainsi émettre une attestation fiscale.
Comment regrouper des écritures de don et d'adhésion ?
Vous avez désormais deux écritures de Produits enregistrées : un don et une adhésion. Vous les retrouvez depuis la page Comptabilité > Saisie > Dettes et Créances.
Sélectionnez les deux écritures correspondantes, puis cliquez sur Regrouper les paiements.
Rappel : pour que le regroupement ait du sens en comptabilité, les écritures à regrouper doivent être liées au même tiers, c’est-à-dire au même payeur, d'où la nécessité d'avoir coché "Lier à une personne ou un tiers" et sélectionné la personne auparavant.
Comment enregistrer le paiement de l'adhésion et du don ?
Une fois les écritures regroupées, cliquez sur l'icône Détail, puis sur Ajouter un paiement pour saisir le chèque de 430 € (400 € d'adhésion + 30 € de don).
Une fois les écritures regroupées, cliquez sur l'icône “Détail” ensuite sur “Ajouter un paiement” pour ajouter le chèque de 430 € (400 € d'adhésion + 30 € de don).
Indiquez le paiement comme Paiement entrant et renseignez les autres informations. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Indiquez le paiement comme "Paiement entrant" et renseignez les autres informations. Pour finir, cliquez sur le bouton “Enregistrer” :
Le règlement du don et de l'adhésion liés à cette personne est alors effectué :
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