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- ¿Qué es el Libro mayor?
- ¿Quién puede consultarlo?
- ¿Cómo consultar el Libro mayor?
- Los distintos tipos de Libro mayor
- ¿Cómo exportar el Libro mayor?
- ¿Por qué no aparecen los terceros en la exportación?
¿Qué es el Libro mayor?
El Libro mayor es un documento contable fundamental. Recoge todos los asientos contables, ordenados por cuenta y después por fecha. A diferencia del Libro diario, que lista los asientos en orden cronológico, el Libro mayor te permite ver de un vistazo toda la actividad de una cuenta concreta.
¿Quién puede consultarlo?
Los administradores principales y los administradores con acceso a la contabilidad (incluido el acceso de solo lectura) pueden consultar el Libro mayor desde Contabilidad > Documentos.
A tener en cuenta: las entidades dependientes (secciones) cuya contabilidad está consolidada en el nivel superior solo tienen acceso a una versión simplificada del Libro mayor, limitada a las cuentas de los grupos 6 y 7.
¿Cómo consultar el Libro mayor?
Ve a Contabilidad > Documentos y selecciona la pestaña Libro mayor.
Desde esta página puedes:
- Filtrar por cuenta: escribe el número o el nombre de una cuenta para mostrar solo los asientos asociados a ella.
- Elegir una fecha: el Libro mayor se muestra desde el inicio del ejercicio hasta la fecha que selecciones (por defecto, el final del ejercicio en curso). El ejercicio se deduce automáticamente de esa fecha.
- Elegir el tipo de Libro mayor: general, clientes, proveedores o contacto.
Los asientos se muestran con los siguientes datos por línea: fecha, descripción, tercero asociado, libro diario, importe en el debe, importe en el haber y saldo acumulado.
A tener en cuenta: no es posible elegir una fecha de inicio; el Libro mayor parte siempre del primer día del ejercicio. Para consultar los asientos entre dos fechas concretas (por ejemplo, del 01/08 al 31/08), utiliza Contabilidad > Documentos > Libro diario o Contabilidad > Búsqueda. Ambas páginas ofrecen un filtro «entre … y …».
Los distintos tipos de Libro mayor
Poplico ofrece cuatro tipos de Libro mayor, accesibles desde el selector en la parte superior de la página Contabilidad > Documentos > Libro mayor:
Libro mayor general
Agrupa todas las cuentas de tu plan de cuentas. Puedes filtrar por una cuenta concreta o mostrar todas las cuentas.
Libro mayor de clientes
Muestra los asientos de la cuenta 430 (Clientes). Permite identificar fácilmente las facturas pendientes de cobro y hacer un seguimiento individualizado de cada cliente.
Libro mayor de proveedores
Muestra los asientos de la cuenta de Proveedores. Permite identificar las facturas pendientes de pago y hacer un seguimiento individualizado de cada proveedor.
Libro mayor de contactos
Muestra los asientos de la cuenta 467 (Contactos) y permite ver las operaciones vinculadas a tus contactos (socios, donantes, participantes en eventos, etc.) cuando estas no se registran en una cuenta de clientes o proveedores. Cada movimiento en esta cuenta está asociado a un contacto identificado en tu base de datos.
¿Cómo exportar el Libro mayor?
Desde la página Contabilidad > Documentos > Libro mayor, una vez configurados tus filtros y mostrados los resultados, haz clic en el icono de exportación (Excel o PDF) en la parte superior de la página.
Según el volumen de tu contabilidad, la descarga comienza de inmediato o recibes el archivo por email.
En la exportación del Libro mayor general, los terceros ya no se muestran para las cuentas que no son cuentas de terceros, es decir, las cuentas fuera del grupo 4.
Los terceros siguen siendo visibles en la interfaz de Poplico y en la búsqueda: nada cambia en tu consulta diaria.
Buenas noticias: los terceros siguen siendo visibles en la interfaz y en la búsqueda. Tu consulta diaria no cambia en absoluto.
¿Por qué esta decisión?
El plan de cuentas está organizado en 7 grupos de cuentas (8 contando las cuentas de orden).
El grupo 4 agrupa las cuentas de terceros: son las únicas cuentas para las que asociar un tercero tiene un significado contable real.
Para los demás grupos (gastos, ingresos, tesorería, etc.), mostrar un tercero no aporta valor contable y puede incluso generar datos incorrectos cuando un pago está vinculado a varias cuentas de terceros. La exportación del Libro mayor debe ser un documento fiable y conforme.
Los terceros siguen apareciendo en la interfaz de Poplico para tu gestión diaria. Si quieres hacer el seguimiento de las operaciones por tercero desde las exportaciones, tienes varias opciones:
Los terceros siguen apareciendo en la vista para la gestión diaria. Si quieres hacer el seguimiento desde las exportaciones, tienes varias opciones:
- La exportación del Libro mayor de contactos: para todas las operaciones vinculadas a tus contactos (socios, donantes, participantes), usa este Libro mayor dedicado a la cuenta 467. Te ofrece una visión detallada de los movimientos por contacto.
- La exportación del Libro mayor auxiliar (clientes o proveedores): si has activado la contabilidad auxiliar, te permite hacer el seguimiento de las operaciones imputadas por tercero cliente (430) o proveedor (400).
- La búsqueda en Poplico: desde Contabilidad > Búsqueda, también puedes visualizar los asientos vinculados a terceros y abrir cualquier operación para ver su detalle.
Y para los expertos en Excel:
En la exportación general, puedes añadir una columna y una fórmula para usar el id del justificante como identificador compartido.
=XLOOKUP(C2, Contact!$C:$C, Contact!$F:$F, "")
Donde
C2 = columna id_piece de la exportación general, y Contact!$C:$C / Contact!$F:$F = columnas id_piece y tiers de la exportación de contactos.La columna de terceros se reconstruirá gracias al id del justificante.
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