En Poplico, los certificados de donación y las facturas se generan con un solo clic y pueden enviarse por correo automáticamente. Además, están disponibles en el espacio privado de cada socio, lo que te ahorra tiempo.
Este artículo explica cómo configurar los tres tipos de justificantes que genera la plataforma:
- ¿Cómo configurar los certificados de donación?
- ¿Cómo configurar la emisión de facturas?
- ¿Cómo funciona el justificante de pago?
¿Cómo funciona la emisión de justificativos en Poplico?
Para emitir justificantes, primero debes configurar los datos de la organización desde Configuración > Certificados de donación y facturas.
Para más información, consulta el artículo sobre los datos jurídicos y administrativos de tu asociación.
¿Cómo configurar los certificados de donación?
En España, los donantes pueden beneficiarse de deducciones fiscales por las donaciones realizadas a asociaciones y fundaciones acogidas a la Ley 49/2002 de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.
Para que tus donantes puedan aplicarse esa deducción, debes entregarles el certificado de donación. Este documento acredita que la asociación ha recibido una donación de una persona física o jurídica.
No todas las organizaciones pueden emitir este documento. Comprueba si tu asociación cumple los requisitos antes de emitir certificados de donación.
Activar la emisión de certificados de donación
Activa los certificados de donación desde Configuración > Certificados de donación y facturas.
Allí indicas el porcentaje de deducción y la fecha a partir de la cual se emiten los certificados en Poplico. Una vez activados, se generarán automáticamente para todas tus campañas de donaciones.
Recuerda hacer clic en Guardar para que los cambios surtan efecto.
Ten en cuenta que puedes haber emitido certificados de donación antes de usar Poplico. La fecha que indicas aquí es a partir de la cual gestionas esos certificados a través de la plataforma.
Emitir un certificado de donación para membresías, eventos o tiendas
Además de las donaciones, también puedes emitir certificados de donación para los formularios de alta y la venta de entradas de eventos.
Para cada formulario, puedes configurar qué tarifas son elegibles para la emisión del certificado de donación y por qué importe.
El certificado de donación se envía en un correo dedicado, a continuación del correo de confirmación.
Para saber más, consulta el artículo Configurar los certificados de donación en un formulario.
Generar un certificado de donación a posteriori
Puedes generar un certificado de donación una vez que la donación ya se haya realizado.
Por ejemplo:
- la función de certificado de donación no estaba activada y se recibieron donaciones;
- la fecha de inicio de emisión introducida era posterior a la fecha real de inicio, y se realizó una donación en ese intervalo de tiempo.
Ejemplo concreto
Estamos en marzo de 2024. En tu plataforma, has activado los certificados de donación. Por un error de introducción de datos, la fecha de emisión configurada es el 01/09/2024, es decir, una fecha futura.
El 18/03/2024, Clothilde realiza una donación de 500 € a tu asociación. Como la donación se produce antes de la fecha de emisión configurada, no se genera ni se envía ningún certificado de donación automáticamente.
Aun así, Clothilde tiene acceso a un justificante de pago que puede descargar.
Para corregir este error, cambia la fecha de emisión desde Configuración > Certificados de donación y facturas a la fecha correcta: 01/01/2024.
Accede a la donación realizada por Clothilde y verás que ya está disponible el botón para generar el certificado de donación:
Al hacer clic, se genera el certificado de donación y se envía automáticamente por correo a la donante. También queda accesible desde la página de la donación y desde el perfil de la donante.
Los certificados de donación solo pueden generarse para transacciones con una antigüedad máxima de 2 años. Para transacciones anteriores a ese plazo, no será posible generarlos desde Poplico.
¿Cómo configurar la emisión de facturas?
Una factura es un documento contable que acredita una compra o una venta.
Para emitir facturas, activa la opción desde Configuración > Certificados de donación y facturas en el apartado "Emisión de facturas".
Hay varias opciones de emisión disponibles:
- Desactivada: no se emitirá ninguna factura al realizarse una compra o venta;
- En cada compra: la factura se genera automáticamente en cada venta;
- A petición durante la compra: la factura se emite únicamente si el comprador (venta online) hace clic en el botón Obtener una factura después de pagar su transacción. Este botón también está disponible en el correo de confirmación.
Para más información sobre el formato estándar de una factura, consulta el artículo El formato estándar de una factura en Poplico.
Por defecto, las facturas incluyen al pie la mención «Asociación exenta de impuestos comerciales». Si tu asociación está sujeta a IVA, puedes sustituir esa mención por los datos de inscripción de tu organización desde Configuración > Certificados de donación y facturas: introduce el número de identificación fiscal, el n.º de IVA intracomunitario y el municipio de registro, y haz clic en Guardar. Para saber más, consulta el artículo El IVA en Poplico.
¿Cómo funciona el justificante de pago?
El justificante de pago se emite para el comprador cuando el importe total ha sido íntegramente abonado. Este documento acredita por escrito que la organización ha recibido la totalidad del pago.
Ejemplo de justificante de pago generado a través de un formulario de alta o de un evento:
Este documento se emite por defecto cuando los certificados de donación no están activados. Si están activados, no se genera ningún justificante de pago.
Ya sabes cómo configurar estos documentos. Para saber cómo enviarlos a tus socios y donantes o cómo obtenerlos, consulta los artículos correspondientes:
- Enviar certificados de donación, facturas y justificantes de pago
- Hacer seguimiento y exportar los certificados de donación, facturas y justificantes de pago emitidos
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