Activer et utiliser la comptabilité auxiliaire et les comptes de tiers

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Certains comptes généraux, les comptes de tiers, peuvent être déclinés en comptes auxiliaires.

Il s’agit essentiellement des comptes clients et fournisseurs. Cette subdivision permet d’assurer un meilleur suivi comptable des factures et des paiements pour chacun de vos tiers.

Dans cet article, nous traitons les points suivants : 

• Tout savoir sur la comptabilité auxiliaire
• Activer la comptabilité auxiliaire dans le logiciel
  • Activer la fonctionnalité
  • Créer ses comptes de tiers
• Fonctionnement de la comptabilité auxiliaire dans le logiciel

Tout savoir sur la comptabilité auxiliaire

En comptabilité, un compte auxiliaire représente une subdivision d’un compte général. En pratique, les comptes auxiliaires ne sont créés que pour les comptes de tiers, à savoir les comptes Fournisseurs (401), et Clients (411).

Si vous avez des fournisseurs ou clients réguliers, cette fonction vous permet d'améliorer le suivi des paiements pour chacun des tiers. Vous pouvez ainsi : 

• Repérer plus facilement les factures clients non encaissées et/ou les factures fournisseurs non réglées ;
• Identifier facilement les doublons pour chaque compte client / fournisseur. 

Principe

La fonctionnalité "comptabilité auxiliaire" permet de lier certaines écritures comptables à un tiers.

Le logiciel ne crée pas de sous-comptes comptables pour chaque client / fournisseur (ie. 411001 / 411002, etc.), mais vous permet de générer un grand livre client ou fournisseur dans Comptabilité > Documents > Grand livre pour suivre chaque compte auxiliaire. 

Activer la comptabilité auxiliaire dans le logiciel

Si vous avez un volume de flux économiques important, et quelques tiers importants, il peut être utile d'activer la fonctionnalité de comptabilité auxiliaire. 

Activer la comptabilité auxiliaire

Rendez-vous sur la page Paramètres > Comptabilité et activez l'option Comptabilité auxiliaire.

Si elle n'apparaît pas sur cette page, c'est que vous n'avez pas activé "Comptabilité d'engagement" dans les paramètres généraux.

L'activation de ces deux options est gratuite et immédiate.

Créer ses comptes de tiers

Une fois la comptabilité auxiliaire activée, vous pouvez créer les tiers pour lesquels vous souhaitez avoir un suivi. Pour ce faire, revenez sur votre plateforme et rendez-vous dans Comptabilité > Configuration, puis cliquez sur les Tiers.

En cliquant dessus, vous pouvez enregistrer des fournisseurs et des clients. Les deux informations obligatoires sont le nom du tiers et son statut (fournisseur/client).

Votre comptabilité auxiliaire est alors prête à être utilisée.

Vous pouvez désormais saisir des écritures en les liant à un tiers depuis Comptabilité > Saisie.

Pour cela, cochez la case "Lier à un membre ou à un tiers" lors de la saisie d'une écriture, sélectionnez Fournisseur ou Client selon qu'il s'agit d'une dépense ou d'une recette. Les tiers actifs que vous avez créés sont suggérés dans le champ en dessous.

Dans Comptabilité > Documents, vous pouvez sélectionner le Grand livre client et le Grand livre fournisseur dans les options du Grand Livre.

Fonctionnement de la comptabilité auxiliaire

Une fois la fonctionnalité activée et vos premiers tiers créés, vous pouvez commencer à rattacher vos écritures aux différents tiers, et suivre l'état comptable pour chaque compte auxiliaire. 

Prenons un exemple. Vous avez le fournisseur A, pour lequel vous souhaitez avoir un suivi comptable. 
Vous avez créé ce compte auxiliaire dans Comptabilité > Configuration > Tiers. 

Vous recevez une facture de 2000€ à renseigner dans le logiciel. 

Allez dans l'onglet Comptabilité > Saisie > Dépense et renseignez votre dépense. 

Cochez la fonction Lier à une personne ou un tiers, et allez chercher votre fournisseur dans le champ Fournisseur, comme expliqué dans cette section.

Faites enregistrer et une fois votre facture saisie, vous pourrez retrouver dans le Grand Livre et la Balance Générale Comptabilité > Documents, les écritures rattachées à vos fournisseurs, et plus spécifiquement à votre fournisseur A. 

Si vous faites de même pour tous vos fournisseurs et clients pour lesquels vous souhaitez créer un compte auxiliaire, vous aurez alors un état des lieux comptable pour chaque fournisseur. Vous pourrez savoir ainsi si le solde du compte est débiteur / créditeur / nul. 

Le fonctionnement est le même pour les tiers clients.