Saisir une écriture de remboursement ou d'avoir

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La plupart des écritures à passer sur AssoConnect sont simples : dépenses, recettes, dépôts d'espèces en banque, virements entre vos comptes, etc. 

Mais il peut aussi arriver des aléas ou des changements de situation. Imaginons qu’un de vos membres ne souhaite plus participer à une activité qu’il a déjà payée. Vous pouvez soit le rembourser, soit lui faire un avoir qu’il pourra utiliser en déduction d’un prochain achat auprès de votre association. Explications :

• Définition des termes "avoir" et "remboursement"
• Comment enregistrer un remboursement en comptabilité ?
• Comment enregistrer un avoir en comptabilité ?

Les cas particuliers ne sont pas abordés dans cet article. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Saisir un avoir ou un remboursement : les cas particuliers

Définition des termes "avoir" et "remboursement"

Qu’est-ce qu’un avoir ?

Un avoir est une opération ayant pour but de corriger ou annuler une facture déjà émise. 

C’est obligatoire afin de respecter les obligations comptables. En effet, en comptabilité, il est interdit de supprimer ou d’altérer des documents. En cas d’erreur, il n’est donc pas possible de simplement modifier la première facture, il faut l'annuler par un avoir.

A noter : vous aurez plus d'informations sur l'émission des factures sur AssoConnect ici.

L'avoir peut être utilisé dans différentes situations.

Exemples :

• En cas d’erreur sur la facture : vous avez envoyé une facture contenant une erreur à l’un de vos membres. Il vous faut impérativement émettre une facture d’avoir afin de comptabiliser la différence de montant, ou avec les bonnes informations. 
• Ex : si vous avez facturé 550 euros de marchandise au lieu de 500 euros. L'avoir fera mention des 50 euros de trop-perçu.
• En cas de geste commercial : il peut être utile de faire bénéficier d’une réduction un client ou un membre (pour le fidéliser ou pour compenser une erreur de votre part). Si la facture a déjà été envoyée sans cette remise, il vous faut éditer un avoir pour que votre remise soit comptablement enregistrée. 

La saisie d'un avoir se fait dans des conditions précises : en cas de doute, rapprochez-vous d'un expert comptable qui saura vous conseiller. Vous pouvez aussi poser votre question sur openasso.org, plateforme collaborative regroupant des experts et responsables associatifs. 

Qu’est-ce qu’un remboursement ?

Le principe du remboursement est proche de celui de l’avoir, à ceci près qu’il faudra saisir le paiement sortant, qu’il s’agisse d’un remboursement total ou partiel.

Exemple : un membre a acheté un ticket pour votre événement sur votre billetterie, il ne peut finalement pas s’y rendre en raison d’un motif impérieux, et demande à être remboursé du paiement effectué. Vous acceptez. 

Cette opération doit être enregistrée comptablement.

Comment enregistrer comptablement un remboursement sur AssoConnect ?

Prenons un exemple : Xavier a adhéré à votre association, mais souhaite se rétracter. Il a déjà effectué le paiement intégral du montant de l’adhésion de 50 euros, et souhaite être remboursé. Vous avez de votre côté déjà enregistré manuellement son adhésion en comptabilité. Comment procéder ? 

Pour rembourser cette adhésion de 50 € préalablement enregistrée en comptabilité :

• Rendez-vous dans la page Comptabilité > Saisie ;
• Dans le menu déroulant en bas de page, sélectionnez "Enregistrer un remboursement/avoir" ;

Vous arrivez sur une page de saisie de dépense. Vous pouvez également y accéder directement depuis Comptabilité > Saisie > Saisir une nouvelle dépense.

• Cliquez sur la liste déroulante dans le champ Compte et choisissez Remboursement/avoir ;
• Un nouveau champ s'affiche alors en dessous qui vous permet de sélectionner la catégorie sur laquelle porte votre avoir ou votre remboursement. 

Pour garder une certaine cohérence comptable, il est important de choisir la même catégorie comptable que celle utilisée lors de l'enregistrement de votre recette, soit un compte de classe 2 ou 7.

Il s’agit d’un remboursement, il faut donc renseigner les informations à propos du paiement : 

• le montant du remboursement ;
• le moyen de paiement utilisé ;
• le compte en banque ou la caisse.

Une fois ces informations renseignées, cliquez sur le bouton Enregistrer. Le logiciel génère alors une écriture de remboursement dans votre comptabilité.

Comment enregistrer un avoir (sans remboursement) dans AssoConnect ?

Prenons un nouvel exemple : Charlie a payé ses frais de participation (20 euros) à un évènement organisé par votre association.

Quelques jours avant l'événement, Charlie vous dit qu’il ne pourra finalement pas venir. Il ne souhaite pas être remboursé, mais demande à utiliser le montant de sa participation comme paiement pour une prochaine transaction.

Il faut donc enregistrer un avoir annulant une recette. Le principe est identique, à la différence qu'aucun paiement ne sera saisi.

Le chemin est le même que précédemment :

• rendez-vous dans la page Comptabilité > Saisie ;
• Dans le menu déroulant en bas de page, sélectionnez "Enregistrer un remboursement/avoir" :

Vous arrivez sur une page de saisie de dépense. Vous pouvez également y accéder directement depuis Comptabilité > Saisie > Saisir une nouvelle dépense.

• Cliquez sur la liste déroulante dans le champ Compte et choisissez Remboursement/avoir ;
• Saisissez les différents champs du haut de cette page, mais pas le Mode de Paiement ;
• Cochez l'option Paiement ultérieur et supprimez le champ de renseignement du paiement, puis enregistrez. 

Si l’option Paiement ultérieur ne s’affiche pas dans votre interface, vous avez certainement désactivé la comptabilité d'engagement. Dans ce cas, il suffit de l'activer depuis Paramètres > Comptabilité. Voir l'article dédié.

L'écriture s'ajoutera à la liste des dettes et des créances sur la page Comptabilité > Saisie > Suivre les dettes et créances.

Vous pourrez si besoin la regrouper avec une écriture en déduction d’une prochaine transaction liée à Charlie.

Certains cas particuliers de remboursement ou d'avoir existent. Consultez notre article dédié : Saisir un avoir ou un remboursement : les cas particuliers

Pour aller plus loin : 

• Rembourser une transaction ou une vente
• Supprimer un achat enregistré manuellement
• Modifier ou supprimer une écriture comptable
• Comprendre les écritures comptables d'un remboursement