Este artículo explica cómo registrar una donación realizada al mismo tiempo que una membresía o una entrada a un evento (pago combinado). Está dirigido a los responsables de asociaciones que gestionan las membresías y la contabilidad. Existen dos métodos: ofrecer una opción de donación directamente en el formulario, o registrar la donación en contabilidad.
- ¿Cómo ofrecer una donación al mismo tiempo que la membresía o la compra de una entrada a un evento?
- ¿Cómo configurar una donación en un formulario de alta o en la venta de entradas?
- ¿Cómo registrar en contabilidad una donación recibida al mismo tiempo que una membresía, sin pasar por un formulario?
- ¿Cómo agrupar asientos de donación y de membresía?
- ¿Cómo registrar el pago de la membresía y la donación?
¿Cómo ofrecer una donación al mismo tiempo que la membresía o la compra de una entrada a un evento?
La donación ofrecida en un formulario de alta o en la venta de entradas no se registra como una donación independiente en la Comunidad: queda vinculada al pedido de membresía. Se genera un único documento para el conjunto del pedido (membresía + donación), sin certificado de donación separado. Para un seguimiento contable o fiscal independiente, registra la donación en contabilidad (sección «¿Cómo registrar en contabilidad una donación recibida al mismo tiempo que una membresía, sin pasar por un formulario?»).
Puedes ofrecer a tus contactos la posibilidad de hacer una donación cuando se den de alta en tu asociación o se inscriban a un evento.
¿Cómo configurar una donación en un formulario de alta o en la venta de entradas?
- Ve a Formularios > Membresías para un formulario de alta, o a Formularios > Eventos para la venta de entradas.
- Abre el formulario correspondiente.
- Ve al paso Tarifas y fórmulas de membresía (formulario de alta) o Tarifas (venta de entradas).
- Crea una primera tarifa si el formulario no tiene ninguna: la opción de donación solo aparece después de crear una tarifa.
- Haz clic en + Tarifa o fórmula (o + Tarifa en la venta de entradas).
- Selecciona Donación puntual.
La opción de donación aparece ahora entre las fórmulas disponibles en el formulario.
Opciones configurables de la donación en un formulario
Para la donación que estás configurando, puedes definir los siguientes elementos:
- Fijar el importe de la donación o dejarlo a elección del donante (Importe libre);
- Mostrar o no la donación entre las opciones disponibles — por defecto, aparece visible;
- Añadir automáticamente a quien done a un grupo de tu Comunidad;
- Asignar la donación a una cuenta contable específica: por defecto, se asigna a la cuenta de Dons et Collectes. Si esta cuenta es correcta, no indiques ninguna categoría.
Los documentos generados para una donación realizada junto con una membresía
Si emites facturas para tus membresías o entradas de eventos, la donación no aparecerá en la factura. Sí será posible, en cambio, emitir un certificado de donación por el importe donado.
Supongamos que tienes activada la emisión de facturas y que una persona:
- se da de alta con una membresía de 50 €;
- hace al mismo tiempo una donación de 100 €;
- paga los 150 € al momento de forma online.
Recibirá una factura de 50 € y un certificado de donación por 100 €.
El registro contable de la donación
La donación se registra directamente en la cuenta contable correcta: la configurada por defecto o la que hayas indicado al crear el formulario.
Limitaciones de la donación en un formulario de alta o en la venta de entradas
La donación disponible en un formulario de alta o en la venta de entradas tiene las siguientes limitaciones:
- La donación realizada junto con una membresía no queda registrada en la Comunidad: la persona que done a través de un formulario de alta no aparecerá como donante (icono de corazón verde) en la Comunidad;
- Si has solicitado la emisión de un certificado de donación, este cubre el pedido completo, no solo la parte correspondiente a la donación;
- No es posible ofrecer una donación si has activado el IVA en tus cuotas de membresía o tarifas de evento;
- Solo puedes incluir una opción de donación por formulario de alta o por venta de entradas.
¿Cómo registrar contablemente una donación recibida junto con una membresía, sin pasar por un formulario?
Si la donación no se ha realizado a través de la opción Don ponctuel del formulario de alta, regístrala directamente en contabilidad.
Tu socio se da de alta en tu asociación a través de un formulario de alta online para el año. Su membresía es de 400 €, que decide pagar con cheque. Y sorpresa agradable: te envía generosamente un cheque de 430 € (400 € de membresía + 30 € de donación). Esos 30 € de donación no han pasado por ningún formulario. Veamos juntos cómo gestionar la situación contablemente.
El proceso tiene dos pasos: primero registrar el compromiso de donación y luego el pago.
Caso 1: registrar la donación en contabilidad, sin campaña de donaciones
No tienes activado el módulo Donaciones, que permite hacer un seguimiento en tu base de datos de las personas que han donado a la asociación. Por ello, registrarás la donación directamente en contabilidad.
En Opciones avanzadas, marca Vincular a una persona o tercero y selecciona el contacto que emitió el cheque.
Haz clic en Guardar.
El asiento de la donación aparece ahora en Contabilidad > Asientos > Deudas y créditos, pendiente de pago.
Caso 2: registrar la donación desde una campaña de donaciones
Has activado la aplicación, puedes añadir la donación en un formulario de donaciones dedicado.
Para ello, abre el formulario correspondiente desde la página Formularios > Donaciones y añade manualmente la donación realizada. Así podrás emitir un certificado de donación.
¿Cómo agrupar asientos de donación y membresía?
Ahora tienes dos asientos de Ingresos registrados: una donación y una membresía. Los encontrarás desde la página Contabilidad > Asientos > Deudas y Créditos.
Selecciona los dos asientos correspondientes y haz clic en Agrupar los pagos.
Recuerda: para que la agrupación tenga sentido contablemente, los asientos a agrupar deben estar vinculados al mismo tercero, es decir, al mismo pagador. De ahí la importancia de haber marcado "Vincular a una persona o tercero" y haber seleccionado la persona previamente.
¿Cómo registrar el pago de la membresía y la donación?
Una vez agrupados los asientos, haz clic en el icono Detalle y luego en Añadir un pago para introducir el cheque de 430 € (400 € de membresía + 30 € de donación).
Una vez agrupados los asientos, haz clic en el icono "Detalle" y luego en "Añadir un pago" para registrar el cheque de 430 € (400 € de membresía + 30 € de donación).
Indica el pago como Pago entrante y completa el resto de la información. A continuación, haz clic en Guardar.
Indica el pago como "Pago entrante" y completa el resto de la información. Por último, haz clic en el botón "Guardar":
El pago de la donación y la membresía vinculadas a esta persona queda registrado:
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